Auditi Auditi

Potwierdzenia zewnętrzne

Zarządzaj potwierdzeniami zewnętrznymi od prośby do odpowiedzi

  • Potwierdzenia należności
  • Potwierdzenia zobowiązań
  • Potwierdzenia bankowe
  • Potwierdzenia od doradców podatkowych
  • Potwierdzenia od prawników
  • Potwierdzenia leasingowe
  • Niestandardowe potwierdzenia

Ponad 500 firm audytorskich zaufało Auditi, w tym Baker Tilly, RSM i Crowe

  • Logo Crowe
  • Logo HLB
  • Logo MOORE
  • Logo Nexia International
  • Logo PKF
  • Logo Praxity
  • Logo BANSBACH
  • Logo Grant Thornton
  • Logo dhpg
  • Logo Baker Tilly
  • Logo Moehrle Happ Luther
  • Logo RSM

Problem

Najtrudniejsze nie jest samo wysłanie prośby o potwierdzenie, lecz wszystko wokół niej

Samo wysłanie prośby zwykle przebiega sprawnie. Trudności zaczynają się, gdy status znajduje się w jednym miejscu, a odpowiedzi trafiają gdzie indziej. Gdy odpowiedź wraca, zespół nadal musi wykazać, której prośby dotyczy i co wymaga dalszego działania.

W oczach klienta badanie przestaje wyglądać profesjonalnie.

  • Nikt nie ma pewności co do statusu

    Trzeba dopytywać, zanim zespół ustali, które prośby nadal pozostają otwarte.

  • Odpowiedzi przychodzą bez kontekstu

    Odpowiedź nie jest gotowa do włączenia do dokumentacji badania, jeśli zespół nie widzi prośby, której dotyczy.

  • Klienci są wciągani w uzupełnianie braków

    Wyjaśnienia często zaczynają się dopiero wtedy, gdy presja terminów już rośnie.

Rozwiązanie

Wspólny proces dla każdego potwierdzenia zewnętrznego

W Auditi można prowadzić zarówno cykliczne potwierdzenia sald dobrze znane zespołom audytowym, jak i mniej standardowe prośby, które zwykle obsługuje się obok nich.

  • Potwierdzenia należności

    Potwierdzaj salda odbiorców bez prowadzenia całego procesu w arkuszu.

    • Salda otwarte
    • Wybrane pozycje

  • Potwierdzenia zobowiązań

    Poproś dostawców o potwierdzenie zobowiązań klienta i prowadź dalsze wyjaśnienia przy właściwej pozycji.

    • Salda dostawców
    • Wyjaśnianie różnic

  • Potwierdzenia bankowe

    Zbieraj potwierdzenia bankowe w kontrolowanym obiegu próśb.

    • Salda rachunków
    • Linie kredytowe

  • Potwierdzenia od doradców podatkowych

    Proś o potwierdzenia podatkowe, gdy badanie wymaga informacji z zewnętrznego źródła.

    • Pozycje podatkowe
    • Otwarte sprawy doradcze

  • Potwierdzenia od prawników

    Powiąż potwierdzenia od prawników z pozycją badania, której dotyczą.

    • Roszczenia i spory
    • Ograniczenia odpowiedzi

  • Potwierdzenia leasingowe

    Potwierdzaj informacje o leasingu u stron, które dysponują danymi dotyczącymi umów.

    • Umowy leasingu
    • Leasing pojazdów

  • Niestandardowe potwierdzenia

    Skorzystaj z niestandardowej prośby, gdy potrzebne dowody badania nie mieszczą się w standardowym rodzaju potwierdzenia.

    • Dowody badania grupy
    • Zapasy u strony trzeciej

Przebieg procesu

Obsługuj każde potwierdzenie bez odtwarzania jego historii

Każda prośba ma w Auditi własne miejsce. Zespół widzi, do kogo została wysłana, jaka odpowiedź wróciła i co nadal wymaga decyzji.

  1. Przygotuj populację

    Zacznij od danych klienta i sald, które zespół wykorzysta w prośbie.

  2. Wybierz pozycje do potwierdzenia

    Wybierz pozycje ręcznie lub dobierz próbę, jeśli odpowiada danej procedurze.

  3. Wygeneruj i zatwierdź prośby

    Przygotuj prośby na podstawie właściwych wzorów. Przed wysyłką zatwierdza je biegły rewident.

  4. Odbierz i dopasuj odpowiedzi

    Połącz odpowiedź z potwierdzeniem, którego dotyczy.

  5. Oceń i udokumentuj

    Biegły rewident ocenia odpowiedź i zapisuje wniosek, a zespół eksportuje dowody do dokumentacji badania.

Automatyzacja i kontrola

Automatyzuj dalsze działania, pozostawiając osąd biegłemu rewidentowi

Auditi może przejąć powtarzalne czynności administracyjne wokół potwierdzeń. Zespół audytowy nadal decyduje, które prośby zatwierdzić do wysyłki, jak postąpić z rozbieżnościami i co włączyć do dokumentacji badania.

  • Twórz prośby na podstawie zaimportowanych danych odbiorców.
  • Wysyłaj prośby kanałem odpowiednim dla danego badania.
  • Sprawdzaj, które pozycje są otwarte i wymagają uwagi.
  • Dopasowuj odpowiedzi na podstawie kodów referencyjnych bez domysłów.
  • Eksportuj prośbę, odpowiedź i historię działań w ramach badania.

Doświadczenie klienta i strony potwierdzającej

Ułatw pracę wszystkim zaangażowanym

Potwierdzenia rzadko pozostają wyłącznie w zespole audytowym. Klienci przekazują dane, strony trzecie odpowiadają, a niektóre prośby wymagają podpisu osoby upoważnionej. Dzięki Auditi każda z tych osób wie, co ma zrobić.

  • Klienci wiedzą, czego potrzebuje zespół audytowy

    Dane klienta pozostają powiązane z procesem potwierdzeń, zamiast trafiać do osobnego wątku.

  • Strony potwierdzające mogą wygodnie odpowiedzieć

    Strony trzecie mogą odpowiedzieć kanałem ustawionym dla danej prośby. Jeśli ta opcja jest dostępna, mogą przesłać odpowiedź online.

  • Osoby upoważnione do podpisu mogą działać szybko

    W przypadku potwierdzeń bankowych i podobnych próśb osoba upoważniona otrzymuje wiadomość e-mail i może złożyć podpis bez zakładania konta.

Standardy i bezpieczeństwo

Dowody, które można prześledzić w dokumentacji badania

Potwierdzenie to nie tylko kolejny przesłany plik. Auditi zachowuje historię każdej pozycji, dzięki czemu osoba przeglądająca może prześledzić jej przebieg.

  • Kontekst potwierdzenia zewnętrznego

    Prowadź działania związane z IDW PS 302 i ISA 505 w uporządkowanym procesie zamiast w kolejnym wątku e-mailowym.

  • Bezpieczna obsługa odpowiedzi

    Odpowiedzi są przekazywane z kontrolą dostępu i szyfrowaniem transmisji.

  • Identyfikowalna dokumentacja badania

    Zespół może sprawdzić, co wydarzyło się w każdym potwierdzeniu, zanim je wyeksportuje.

FAQ

Pytania zespołów audytowych przed przeniesieniem potwierdzeń do Auditi

Jak mogą odpowiedzieć strony trzecie?

Korzystają z kanału określonego dla danej prośby. Jeśli dla danej prośby dostępne jest przesyłanie online, mogą przesłać odpowiedź bezpośrednio. Odpowiedzi udzielone innymi kanałami nadal można zarejestrować w Auditi.

Czego potrzebujemy, aby rozpocząć proces potwierdzeń zewnętrznych?

Zespół zwykle zaczyna od podstawowych danych odbiorców, salda lub pozycji do potwierdzenia oraz papieru firmowego klienta albo odpowiedniego wzoru. Przy potwierdzeniach należności i zobowiązań dane często przekazuje klient.

Czy klient uczestniczy w procesie?

Tak. Klient może uczestniczyć w procesie bezpośrednio na platformie. Biegły rewident nadal kontroluje, co zostanie wysłane, jakie dalsze działania zostaną podjęte i co trafi do dokumentacji badania.

Czy możemy używać własnego formatu potwierdzenia?

Tak. Jeśli standardowe szablony nie pasują, możemy skonfigurować Auditi zgodnie z formatem prośby stosowanym w Państwa firmie. Zakres konfiguracji zależy od szablonu i sposobu udzielenia odpowiedzi.

Czy Auditi zastępuje oprogramowanie do badania lub system dokumentów roboczych?

Nie. Auditi obsługuje współpracę z klientem oraz pozyskiwanie dowodów od stron trzecich. Państwa oprogramowanie do badania pozostaje miejscem dla metodyki i dokumentów roboczych.

Od jak dawna Auditi obsługuje potwierdzenia zewnętrzne?

Auditi wspiera procesy potwierdzeń zewnętrznych od 2012 roku. Za pośrednictwem platformy przetworzono miliony próśb o potwierdzenie.

Państwa klienci to docenią

Umów demo Wolisz otrzymać dostęp e-mailem? Poproś o dostęp

Jan, Svenja i Daniel z zespołu Auditi odpowiedzą wkrótce.

  • Ułatw klientowi przekazanie informacji

    Dane klienta, udział osoby upoważnionej do podpisu i status prośby pozostają powiązane z danym procesem potwierdzeń.

  • Ogranicz niejasności w dalszych działaniach

    Odpowiedzi, rozbieżności i przypomnienia pozostają powiązane z prośbą, która je wywołała.

  • Ułatw przegląd dokumentacji

    Zespół może prześledzić drogę od wyboru pozycji do odpowiedzi bez odtwarzania jej z wątków e-mailowych.