Pliki trafiają bez powiązania z prośbą
Folder może zawierać właściwy dokument, ale zespół nadal musi ustalić, której prośby i wersji dotyczy oraz kto ma go przejrzeć.
PBC - Provided by Client
Wysyłaj prośby, śledź status i odbieraj dokumenty
- Uporządkowane listy PBC z osobami odpowiedzialnymi i terminami
- Pliki klienta przypisane do właściwych próśb
- Komentarze, wersje i status w kontekście
- Eksport z zachowaną ścieżką dowodów badania
Auditi zaufało ponad 500 firm audytorskich, w tym Baker Tilly, RSM i Crowe
Problem
Dowody badania mogą dotrzeć, ale często bez kontekstu
Arkusz może opisać, czego potrzebuje zespół audytowy. Nie daje jednak klientowi jednego miejsca, w którym może odpowiedzieć, przesłać plik, przekazać zadanie innej osobie i sprawdzić, co nadal jest otwarte. Ta luka oznacza dodatkowe ponaglenia dla firmy audytorskiej i niepewność po stronie klienta.
W oczach klienta całe zlecenie przestaje wyglądać profesjonalnie.
Pytania tracą powiązanie z dowodami badania
Wyjaśnienia przenoszą się do poczty i czatu, a przed przeglądem trzeba je ponownie podsumować.
Aktualny status trzeba ustalać ręcznie
Przed każdym punktem kontrolnym ktoś sprawdza przesłane pliki, komentarze i przypomnienia, aby ustalić, czego nadal brakuje.
Zbieranie dokumentów i zarządzanie nimi
Każda prośba na jednej liście, razem z plikiem i statusem
Gdy prośby są w arkuszach, a pliki przychodzą e-mailem lub przez foldery współdzielone, zespół nadal musi ustalić, który dokument odpowiada danej pozycji na liście PBC.
Zarządzanie dokumentami w Auditi daje pełną kontrolę:
- Twórz ustandaryzowane szablony dla powtarzalnych badań
- Łatwo przypisuj osoby przygotowujące i przeglądające
- Ustalaj terminy i wysyłaj klientom automatyczne przypomnienia
- Śledź wersje i zachowuj szczegółową historię działań
- Porządkuj pliki według rodzaju prośby, terminu lub własnej struktury
Utwórz nową listę PBC w kilka sekund
Komunikacja z klientem
Pytania, pliki i decyzje pozostają przy prośbie, której dotyczą
Gdy dalsza komunikacja odbywa się e-mailem, kontekst zostaje oderwany od wykonywanej pracy, a później obie strony muszą odtworzyć, co się zmieniło.
Narzędzia komunikacji w Auditi zachowują wszystko w kontekście:
- Dodawaj komentarze bezpośrednio do konkretnych próśb i plików
- Oznaczaj członków zespołu przez @ i odwołuj się do dokumentów
- Pozwól klientom przeciągać i upuszczać pliki do konkretnych próśb
- Zachowuj pełną historię rozmowy przy każdej prośbie
- Otrzymuj natychmiastowe powiadomienia o odpowiedziach i zmianach
- Wysyłaj klientom codzienne powiadomienia bez zalewania ich skrzynek
Klient przesyła dokumenty i odpowiada na pytania
Koordynacja projektu i śledzenie statusu
Obie strony widzą, co jest otwarte, co czeka na przegląd, a co zakończono
Spotkania statusowe i aktualizacje arkusza nie powinny być jedynym sposobem ustalania, czego brakuje, co jest po terminie, a co jest gotowe do przeglądu przez zespół audytowy.
Koordynacja projektu w Auditi daje całemu zespołowi wspólny obraz:
- Wyświetlaj dokumenty od razu w przeglądarce
- Sprawdzaj odebrane pliki i oznaczaj je jako „Wyświetlono”
- Śledź status każdej prośby w czasie rzeczywistym
- Otrzymuj natychmiastowe powiadomienia o nowych plikach i komentarzach
- Filtruj i przeszukuj wszystkie projekty oraz prośby
Śledź status od pojedynczych dokumentów po cały projekt
Dokumentacja i eksport
Dokumentacja badania pozostaje gotowa do przeglądu
Trudniej odtworzyć kontekst plików, komentarzy i zmian statusu, gdy są rozproszone między skrzynkami pocztowymi i folderami.
Auditi tworzy kompletną dokumentację gotową do przeglądu w zespole:
- Eksportuj uporządkowane pakiety dokumentacji jednym kliknięciem
- Otrzymuj wszystkie pliki, komentarze i działania uporządkowane według próśb
- Śledź wersje dokumentów wraz z pełną historią zmian
- Sprawdzaj, kiedy wysłano prośby i dostarczono pliki
- Korzystaj z pełnej historii rozmów dla każdego pliku i każdej prośby
Eksportuj dokumentację według próśb
Eksport, który zachowuje czytelną ścieżkę dowodów badania
Automatyczna historia wersji
Śledź każdą aktualizację pliku wraz z informacją, kto, co i kiedy zmienił. Zachowaj pełny kontekst każdego dokumentu.
Uporządkowane eksporty do Excela
Dokumentacja jest uporządkowana i łatwa do przeglądu, a każda prośba i odpowiedź ma jasny kontekst.
Komentarze w kontekście
Pytania i odpowiedzi pozostają przy właściwej prośbie, dzięki czemu w eksporcie zachowany jest kontekst każdego pliku.
Dodatkowe funkcje PBC wspierające obsługę próśb
Śledzenie statusu projektu
Zobacz postęp od razu. Czytelne wskaźniki pokazują, które pozycje pozostają do wykonania, są w trakcie przeglądu lub zostały zakończone.
Przesyłanie plików i podgląd online
Klienci mogą bezpiecznie przesyłać pliki i od razu je podglądać. Bez przeszukiwania e-maili i folderów w chmurze.
Komentarze do projektu i dokumentów
Każda rozmowa pozostaje przy właściwym dokumencie. Pytania i aktualizacje można łatwo śledzić i przywołać.
Automatyczna ścieżka audytu w każdym projekcie
Pełna dokumentacja wszystkich działań. Eksportuj uporządkowane pakiety ze szczegółowymi dziennikami.
Oznaczanie osób i plików za pomocą @
W projekcie można oznaczać osoby i odwoływać się do konkretnych plików. Nie trzeba wyjaśniać, o który plik chodzi.
Dostęp dla użytkowników klienta i delegowanie zadań
Klienci mogą przypisywać zadania członkom swojego zespołu. Odpowiednie osoby otrzymują dostęp dokładnie do tego, czego potrzebują.
Przegląd zmian i aktualizacji
Historia aktywności każdej prośby jest uporządkowana. Łatwo zobaczyć, które zadania i komentarze są nowe dla danej osoby.
Terminy i przypomnienia
Ustalaj terminy i automatyzuj ponaglenia. Dbaj o postęp projektu bez ręcznego wysyłania przypomnień.
Szablony i przenoszenie próśb na kolejny okres
Przenoś wcześniejsze prośby na kolejny okres i zachowuj spójność między zespołami.
Państwa klienci to docenią
Jan, Svenja i Daniel z zespołu Auditi odpowiedzą wkrótce.
-
Daj klientom przejrzystą listę PBC
Widzą, o co poproszono, kto jest odpowiedzialny i gdzie przesłać plik.
-
Prowadź dalszą komunikację w kontekście
Pytania, pliki, wersje i komentarze pozostają przy prośbie, z której wynikają.
-
Ułatw dokumentowanie przeglądu
Status, historia i eksport pokazują przebieg od prośby do odpowiedzi bez dodatkowego arkusza.