Jak connexta, szybko rozwijająca się niemiecka grupa IT, zorganizowała pracę 21 spółek i ich doradcy podatkowego w ramach jednego wspólnego procesu cyfrowego

Bezpieczna i terminowa wymiana dokumentów oraz informacji między spółkami grupy to wyzwanie dla każdego zespołu finansowego. Z każdą nową spółką staje się ono większe. connexta to grupa IT, która rozwija się przez przejmowanie i łączenie firm. Szybko rozrosła się do 21 spółek, a co roku dołączają do niej kolejne.

Każdego roku deklaracje podatkowe spółek grupy są przygotowywane wspólnie z zewnętrznym doradcą podatkowym Ypsilon. Przy 21 spółkach wymaga to koordynowania obiegu wielu dokumentów, odpowiedzi na pytania i realizacji zadań między centralnym zespołem finansowym, pracownikami działów finansowych poszczególnych spółek oraz doradcą podatkowym, który potrzebuje dostępu do danych każdej z nich.

Podobnie jak wiele rozwijających się grup, connexta organizowała tę pracę za pomocą arkuszy Excela, e-maili i kanałów w Teams. To sprawdzało się, gdy grupa była mniejsza. Z każdą kolejną spółką rosła jednak liczba próśb i plików. connexta chciała mieć jedno miejsce dla całej grupy, w którym widać, o co poproszono, co już dostarczono i kto za to odpowiada.

Równie ważne było bezpieczeństwo. Dane finansowe i podatkowe są szczególnie wrażliwe. Przy tak wielu spółkach każdy nowy system musiał spełniać ścisłe wymagania connexta dotyczące kontroli dostępu: każda osoba mogła widzieć wyłącznie dane swojej spółki, a doradca podatkowy miał mieć pełny obraz. Zespół chciał też gromadzić dokumenty i odpowiedzi z poprzednich lat w jednym miejscu, zamiast pozostawiać je w rozproszonych skrzynkach pocztowych i u zewnętrznych doradców.

Rozwiązaniem okazał się system, który zespół już znał. Podczas corocznych badań sprawozdań finansowych pracownicy działu finansowego connexta korzystali z Auditi we współpracy z zewnętrzną firmą audytorską. System porządkował wymianę dokumentów, informacji i spraw do wyjaśnienia. Stefan Lohr, szef finansów, szybko dostrzegł, że ten sposób pracy może usprawnić także własne procesy finansowe connexta.

Dzięki Auditi connexta działa w ramach jednego wspólnego procesu cyfrowego. Auditi łączy centralne repozytorium danych z uporządkowaną listą zadań. Centralny zespół finansowy, pracownicy działów finansowych spółek i ich doradca podatkowy mają wspólną przestrzeń roboczą, w której każdy widzi, co jest potrzebne, od kogo i na kiedy.

Dla connexta najważniejsze jest połączenie łatwej współpracy, przejrzystości i bezpieczeństwa. Jasne uprawnienia na poziomie spółki dają connexta pełną kontrolę nad tym, kto co widzi. Hosting Auditi w DATEV daje grupie poczucie pewności potrzebne przy pracy z wrażliwymi danymi finansowymi i podatkowymi. Platforma obsługuje też pliki potrzebne w tym procesie: można przesyłać pliki we wszystkich popularnych formatach, każdy o rozmiarze do 10 GB.

Proces można rozbudowywać wraz z grupą. Gdy do connexta dołącza nowa spółka, otrzymuje po prostu kolejny podprojekt z własnymi użytkownikami i uprawnieniami. Działa w ramach tego samego jednolitego procesu co pozostałe spółki. Dokumenty i odpowiedzi z kolejnych lat pozostają w jednym miejscu, dzięki czemu connexta zachowuje wiedzę wewnątrz grupy, niezależnie od konkretnego zewnętrznego doradcy.

Stefan jest przekonany, że szybko rozwijająca się grupa potrzebuje systemów, z którymi może rosnąć. Auditi to jeden z przykładów tego, jak Stefan buduje dział finansowy connexta zgodnie z tą zasadą.