Hoe de snelgroeiende Duitse IT-groep connexta 21 bedrijven verbond met hun belastingadviseur in één gedeeld digitaal proces

Documenten en informatie veilig en op tijd uitwisselen binnen een bedrijfsgroep is voor ieder financeteam een uitdaging. Met elk nieuw bedrijf neemt die uitdaging toe. connexta is een IT-groep die via een buy-and-buildstrategie snel is gegroeid naar 21 bedrijven. Elk jaar komen er nieuwe bedrijven bij.

De groep stelt de belastingaangiften ieder jaar samen met de externe belastingadviseur Ypsilon op. Daarbij moeten het centrale financeteam, de financiële collega’s bij elk van de 21 bedrijven en de belastingadviseur een groot aantal documenten, vragen en taken met elkaar afstemmen. De belastingadviseur heeft daarvoor toegang nodig tot de gegevens van alle bedrijven.

Net als veel groeiende groepen gebruikte connexta hiervoor Excel-spreadsheets, e-mails en Teams-kanalen. Toen de groep nog kleiner was, werkte dat goed. Maar met elk nieuw bedrijf groeide het aantal verzoeken en bestanden. connexta wilde daarom één plek voor de hele groep waar te zien was wat er was opgevraagd, wat al was aangeleverd en wie waarvoor verantwoordelijk was.

Beveiliging was net zo belangrijk. Financiële en fiscale gegevens zijn zeer gevoelig. Omdat er zoveel bedrijven bij betrokken waren, moest een nieuw systeem dezelfde strikte toegangsrechten bieden, zodat iedere medewerker alleen de gegevens van het eigen bedrijf kon zien, terwijl de belastingadviseur het volledige overzicht had. Het team wilde ook documenten en antwoorden uit voorgaande jaren op één plek bewaren, in plaats van verspreid over inboxen en externe adviseurs.

connexta kende de oplossing al. Bij de jaarlijkse jaarrekeningcontroles gebruikte het financeteam van connexta Auditi samen met de externe accountant om documenten, informatie en openstaande punten gestructureerd uit te wisselen. Head of Finance Stefan Lohr zag al snel dat die werkwijze ook waardevol kon zijn voor de eigen financiële processen van connexta.

Met Auditi werkt connexta volgens één gedeeld digitaal proces. Auditi combineert een centrale dataroom met een gestructureerde takenlijst. Zo hebben het centrale financeteam, de financiële collega’s bij elk bedrijf en de belastingadviseur één werkruimte waar iedereen ziet wat nodig is, wie verantwoordelijk is en wat de deadline is.

Voor connexta telt vooral de combinatie van eenvoudige samenwerking, transparantie en beveiliging. Duidelijke gebruikersrechten per bedrijf geven connexta volledige controle over wie wat ziet. De hosting van Auditi bij DATEV geeft de groep het vertrouwen dat nodig is voor gevoelige financiële en fiscale gegevens. Daarnaast kunnen bestanden in alle gangbare formaten worden geüpload, tot 10 GB per bestand.

Het proces groeit bovendien mee met de groep. Als een nieuw bedrijf zich bij connexta aansluit, krijgt het een eigen deelproject met eigen gebruikers en toegangsrechten en volgt het hetzelfde standaardproces als de andere bedrijven. Doordat documenten en antwoorden jaar na jaar bij elkaar blijven, houdt connexta zijn kennis in huis, zonder afhankelijk te zijn van één bepaalde externe adviseur.

Stefan is ervan overtuigd dat een snelgroeiende groep systemen nodig heeft die kunnen meegroeien. Auditi is een voorbeeld van hoe hij de financiële organisatie van connexta vanuit dat uitgangspunt opbouwt.