Auditi Auditi

Externe bevestigingen

Beheer externe bevestigingen van verzoek tot antwoord

  • Debiteuren en klanten
  • Crediteuren en leveranciers
  • Banken
  • Belastingadviseurs
  • Advocaten
  • Leasingpartijen
  • Aangepaste bevestigingen

Gebruikt door meer dan 500 accountantskantoren, waaronder Baker Tilly, RSM en Crowe

  • Crowe-logo
  • HLB-logo
  • MOORE-logo
  • Nexia International-logo
  • PKF-logo
  • Praxity-logo
  • BANSBACH-logo
  • Grant Thornton-logo
  • dhpg-logo
  • Baker Tilly-logo
  • Moehrle Happ Luther-logo
  • RSM-logo

Het probleem

Niet het versturen is lastig, maar alles wat eromheen gebeurt

Het verzoek zelf is vaak het meest overzichtelijke deel. Het werk wordt onduidelijk wanneer de status op de ene plek staat en antwoorden ergens anders binnenkomen. Als het antwoord terugkomt, moet het team nog steeds documenteren waar het hoort en wat ermee moet gebeuren.

Daardoor kan het proces voor de cliënt minder professioneel overkomen.

  • Niemand vertrouwt de status volledig

    Iemand moet navragen voordat het team weet welke verzoeken nog openstaan.

  • Antwoorden komen binnen zonder werkcontext

    Een bevestiging is pas dossierklaar als het team ziet op welk verzoek het antwoord geeft.

  • Cliënten moeten extra toelichting geven

    Afstemming begint vaak pas wanneer de deadline al druk zet op het proces.

De oplossing

Eén workflow voor elke externe bevestiging

Gebruik Auditi voor de terugkerende saldobevestigingen die controleteams goed kennen en voor minder gestandaardiseerde verzoeken die vaak daarnaast lopen.

  • Debiteuren en klanten

    Bevestig klantensaldi zonder het proces vanuit een spreadsheet te sturen.

    • Openstaande saldi
    • Geselecteerde posten

  • Crediteuren en leveranciers

    Vraag leveranciers te bevestigen wat de cliënt verschuldigd is en houd opvolging bij de post.

    • Leverancierssaldi
    • Opvolging van verschillen

  • Banken

    Haal bankbevestigingen op via een gecontroleerd verzoekpad.

    • Rekeningsaldi
    • Kredietfaciliteiten

  • Belastingadviseurs

    Vraag fiscale bevestigingen wanneer de controle externe onderbouwing nodig heeft.

    • Fiscale posities
    • Open adviesrelaties

  • Advocaten

    Houd juridische bevestigingen gekoppeld aan de controlepost die ze ondersteunen.

    • Claims en geschillen
    • Beperkingen in antwoorden

  • Leasingpartijen

    Bevestig lease-informatie bij de partijen die de contractdetails beheren.

    • Leasecontracten
    • Autoleasing

  • Aangepaste bevestigingen

    Gebruik een aangepast verzoek wanneer de controle-informatie niet in een standaardtype past.

    • Group audit-informatie
    • Voorraad bij derden

Workflow

Houd elke bevestiging in beweging zonder het proces opnieuw te documenteren

Auditi geeft elk verzoek een vaste plek. Het team ziet aan wie het is verzonden, wat is teruggekomen en wat nog een beslissing nodig heeft.

  1. Bereid de populatie voor

    Start met de cliëntdata en saldi die het team in het verzoek moet gebruiken.

  2. Kies wat bevestigd moet worden

    Selecteer posten handmatig of gebruik een steekproef wanneer dat bij de procedure past.

  3. Genereer en geef verzoeken vrij

    Bouw het verzoek op basis van de juiste template en behoud de vrijgave door de accountant voordat het wordt verzonden.

  4. Ontvang en match antwoorden

    Breng het antwoord terug naar de bevestiging waar het bij hoort.

  5. Beoordeel en documenteer

    Leg de conclusie vast en exporteer de controle-informatie naar het dossier.

Automatisering en controle

Automatiseer opvolging, maar houd het oordeel bij de accountant

Auditi kan de repetitieve administratie rond bevestigingen overnemen. Het controleteam bepaalt nog steeds wat wordt vrijgegeven, hoe uitzonderingen worden behandeld en wat in het dossier komt.

  • Maak verzoeken op basis van geïmporteerde ontvangergegevens.
  • Verstuur via het kanaal dat bij de opdracht past.
  • Zie wat openstaat en wat aandacht nodig heeft.
  • Gebruik referentiecodes om antwoorden zonder giswerk te matchen.
  • Exporteer verzoek, antwoord en audittrail.

Ervaring voor cliënt en ontvanger

Maak het proces duidelijker voor iedereen die erbij betrokken is

Bevestigingen blijven zelden alleen binnen het controleteam. Cliënten leveren data, derden antwoorden en sommige verzoeken vragen om een tekenbevoegde. Auditi geeft iedereen een duidelijke manier om zijn deel te doen.

  • Cliënten weten wat het controleteam nodig heeft

    Cliëntdata blijft in het bevestigingsproces in plaats van een losse zijlijn te worden.

  • Ontvangers krijgen praktische antwoordopties

    Derden kunnen antwoorden via het kanaal dat voor het verzoek is ingesteld. Online upload kan worden gebruikt waar dat beschikbaar is.

  • Tekenbevoegden kunnen snel handelen

    Voor bankbevestigingen en vergelijkbare verzoeken ontvangt de tekenbevoegde een e-mail en kan die zonder account tekenen.

Standaarden en beveiliging

Gebouwd voor informatie die in het dossier moet standhouden

Een bevestiging is niet zomaar nog een upload. Auditi houdt genoeg historie rond elke post vast zodat reviewers het spoor kunnen volgen.

  • Context voor externe bevestigingen

    Houd ISA 505-werk binnen een gestructureerd proces in plaats van in nog een e-maildraad.

  • Veilige verwerking van antwoorden

    Antwoorden lopen via gecontroleerde toegang en versleutelde overdracht.

  • Traceerbare controledocumentatie

    Het team kan zien wat er met elke bevestiging is gebeurd voordat die wordt geëxporteerd.

FAQ

Vragen die controleteams stellen voordat zij bevestigingen naar Auditi verplaatsen

Hoe kunnen derden antwoorden?

Zij gebruiken het kanaal dat voor het verzoek is ingesteld. Waar online upload beschikbaar is, kunnen zij direct uploaden. Andere antwoorden kunnen nog steeds in Auditi worden vastgelegd.

Wat hebben we nodig om met een bevestigingsworkflow te starten?

Het team start meestal met de stamgegevens van de ontvanger, het saldo of de post die bevestigd moet worden en het briefpapier of de template van de cliënt. Bij debiteuren- en crediteurenprocessen levert de cliënt vaak de data.

Is de cliënt betrokken bij het proces?

Ja. De cliënt kan direct op het platform bijdragen. De accountant houdt controle over wat wordt verzonden, opgevolgd en gedocumenteerd.

Kunnen we ons eigen bevestigingsformat gebruiken?

Ja. Als standaardtemplates niet passen, kunnen we Auditi rond het verzoek van uw kantoor inrichten. De inrichting hangt af van de template en de antwoordroute.

Vervangt Auditi onze controlesuite of ons werkdossiersysteem?

Nee. Auditi ondersteunt cliëntgericht werk en externe controle-informatie. Uw controlesuite blijft het systeem voor controlemethodiek en werkdossiers.

Hoe lang werkt Auditi al met bevestigingen?

Auditi ondersteunt bevestigingsprocessen sinds 2012. Miljoenen bevestigingsverzoeken zijn via het platform verwerkt.

Uw cliënten zullen het waarderen

Boek een demo Liever toegang per e-mail? Vraag toegang aan

Jan, Svenja en Daniel van het Auditi-team nemen snel contact op.

  • Maak de overdracht met de cliënt duidelijker

    Cliëntdata, tekenbevoegden en verzoekstatus blijven gekoppeld aan het bevestigingsproces.

  • Verminder onduidelijke opvolging

    Antwoorden, uitzonderingen en herinneringen blijven gekoppeld aan het verzoek dat ze veroorzaakte.

  • Houd het dossier makkelijker te reviewen

    Het team kan het pad van selectie naar antwoord volgen zonder dat uit e-maildraden opnieuw op te bouwen.