Πώς η connexta, γερμανικός όμιλος IT με ταχεία ανάπτυξη, συντόνισε 21 εταιρείες και τον φορολογικό τους σύμβουλο σε μία κοινή ψηφιακή διαδικασία

Η ασφαλής και έγκαιρη ανταλλαγή εγγράφων και πληροφοριών σε έναν όμιλο εταιρειών αποτελεί πρόκληση για κάθε οικονομικό τμήμα. Η δυσκολία μεγαλώνει με κάθε νέα εταιρεία. Η connexta είναι ένας όμιλος πληροφορικής που αναπτύσσεται με εξαγορές και ενσωμάτωση εταιρειών. Έφτασε γρήγορα τις 21 εταιρείες και κάθε χρόνο προστίθενται νέες.

Κάθε χρόνο, οι φορολογικές δηλώσεις του ομίλου προετοιμάζονται σε συνεργασία με τον εξωτερικό φορολογικό του σύμβουλο, την Ypsilon. Για 21 εταιρείες, αυτό σημαίνει συντονισμό μεγάλου όγκου εγγράφων, ερωτημάτων και εργασιών ανάμεσα στο κεντρικό οικονομικό τμήμα, τους συναδέλφους των οικονομικών τμημάτων κάθε εταιρείας και τον φορολογικό σύμβουλο, ο οποίος χρειάζεται πρόσβαση στα δεδομένα όλων των εταιρειών.

Όπως πολλοί αναπτυσσόμενοι όμιλοι, η connexta διαχειριζόταν αυτές τις εργασίες με υπολογιστικά φύλλα Excel, email και κανάλια του Teams. Όσο ο όμιλος ήταν μικρότερος, αυτό λειτουργούσε καλά. Με κάθε νέα εταιρεία, όμως, αυξάνονταν τα αιτήματα και τα αρχεία. Η connexta ήθελε ένα κεντρικό σημείο για όλο τον όμιλο, ώστε να βλέπει τι είχε ζητηθεί, τι είχε δοθεί και ποιος ήταν υπεύθυνος.

Η ασφάλεια ήταν εξίσου σημαντική. Τα οικονομικά και φορολογικά δεδομένα είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα. Με τόσες εταιρείες να συμμετέχουν, κάθε νέο σύστημα έπρεπε να διατηρεί τους αυστηρούς περιορισμούς πρόσβασης της connexta: κάθε άτομο να βλέπει μόνο τα δεδομένα της δικής του εταιρείας, ενώ ο φορολογικός σύμβουλος να έχει τη συνολική εικόνα. Η ομάδα ήθελε επίσης να συγκεντρώνει τα έγγραφα και τις απαντήσεις προηγούμενων ετών σε ένα σημείο, αντί να βρίσκονται διάσπαρτα σε εισερχόμενα email και στην κατοχή εξωτερικών συμβούλων.

Η λύση τελικά ήταν ήδη γνώριμη. Κατά τους ετήσιους ελέγχους των οικονομικών καταστάσεων, το οικονομικό τμήμα της connexta χρησιμοποιούσε την Auditi με τον εξωτερικό ελεγκτή του ομίλου για την οργανωμένη ανταλλαγή εγγράφων, πληροφοριών και εκκρεμοτήτων. Ο επικεφαλής οικονομικών Stefan Lohr διαπίστωσε γρήγορα ότι αυτός ο τρόπος συνεργασίας μπορούσε να προσφέρει ουσιαστική αξία και στις οικονομικές διαδικασίες της ίδιας της connexta.

Με την Auditi, η connexta ακολουθεί μία κοινή ψηφιακή διαδικασία. Συνδυάζοντας έναν κεντρικό χώρο εγγράφων με μια οργανωμένη λίστα εργασιών, η Auditi προσφέρει στο κεντρικό οικονομικό τμήμα, τους συναδέλφους των οικονομικών τμημάτων κάθε εταιρείας και τον φορολογικό τους σύμβουλο έναν χώρο εργασίας όπου όλοι βλέπουν τι χρειάζεται, από ποιον και μέχρι πότε.

Για την connexta, μεγαλύτερη σημασία έχει ο συνδυασμός εύκολης συνεργασίας, διαφάνειας και ασφάλειας. Τα σαφή δικαιώματα χρηστών ανά εταιρεία επιτρέπουν στην connexta να ορίζει πλήρως ποιος βλέπει τι. Η φιλοξενία της Auditi από τη DATEV δίνει στον όμιλο τη σιγουριά που χρειάζεται για τα ευαίσθητα οικονομικά και φορολογικά δεδομένα του. Η πλατφόρμα καλύπτει και τις ανάγκες διαχείρισης αρχείων: μπορούν να μεταφορτωθούν αρχεία όλων των συνήθων τύπων με μέγεθος έως 10GB, χωρίς δεύτερη σκέψη.

Εξίσου σημαντικό είναι ότι η διαδικασία επεκτείνεται μαζί με τον όμιλο. Όταν μια νέα εταιρεία εντάσσεται στην connexta, προστίθεται απλώς ως νέο υποέργο με τους δικούς της χρήστες και δικαιώματα πρόσβασης, ακολουθώντας την ίδια τυποποιημένη διαδικασία με κάθε άλλη εταιρεία. Διατηρώντας τα έγγραφα και τις απαντήσεις συγκεντρωμένα από έτος σε έτος, η connexta κρατά τη γνώση εσωτερικά και ανεξάρτητη από οποιονδήποτε μεμονωμένο εξωτερικό σύμβουλο.

Ο Stefan είναι πεπεισμένος ότι ένας ταχέως αναπτυσσόμενος όμιλος χρειάζεται συστήματα με τα οποία μπορεί να αναπτυχθεί. Η Auditi είναι ένα παράδειγμα του πώς οργανώνει την οικονομική λειτουργία της connexta με βάση αυτή την αρχή.