Τα αρχεία φτάνουν χωρίς το πλαίσιο του αιτήματος
Ένας φάκελος μπορεί να περιέχει το έγγραφο, αλλά η ομάδα πρέπει ακόμη να το αντιστοιχίσει στο σωστό αίτημα, στην έκδοση και στον υπεύθυνο ανασκόπησης.
PBC - Provided by Client
Ζητήστε, παρακολουθήστε και λάβετε κάθε έγγραφο πελάτη
- Δομημένες λίστες αιτημάτων με υπευθύνους και προθεσμίες
- Μεταφορτώσεις πελάτη δεμένες με το σωστό αίτημα
- Σχόλια, εκδόσεις και κατάσταση στο ίδιο πλαίσιο
- Εξαγωγές με άθικτο το ιστορικό τεκμηρίων
Την Auditi εμπιστεύονται 500+ ελεγκτικές εταιρείες, μεταξύ αυτών οι Baker Tilly, RSM και Crowe
Το πρόβλημα
Τα τεκμήρια μπορεί να φτάνουν, αλλά το πλαίσιο συχνά χάνεται
Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να περιγράψει τι χρειάζεστε. Δεν δίνει όμως στον πελάτη ένα κεντρικό σημείο για να απαντήσει, να ανεβάσει, να αναθέσει και να δει τι μένει ανοιχτό. Αυτό το κενό δημιουργεί πρόσθετη παρακολούθηση για την εταιρεία και αβεβαιότητα για τον πελάτη.
Για τον πελάτη, ο έλεγχος δεν φαίνεται πια επαγγελματικός.
Οι ερωτήσεις φεύγουν από το ιστορικό τεκμηρίων
Οι διευκρινίσεις μετακινούνται σε email και chat και μετά πρέπει να συνοψιστούν ξανά πριν από την ανασκόπηση.
Η κατάσταση χρειάζεται χειροκίνητη ανασύνθεση
Πριν από κάθε σημείο ελέγχου, κάποιος ελέγχει μεταφορτώσεις, σχόλια και υπενθυμίσεις για να καταλάβει τι λείπει.
Συλλογή και διαχείριση εγγράφων
Κρατήστε κάθε αίτημα σε μία λίστα, μαζί με το αρχείο και την κατάστασή του
Όταν τα αιτήματα βρίσκονται σε υπολογιστικά φύλλα και τα αρχεία φτάνουν με email ή κοινόχρηστους φακέλους, η ομάδα πρέπει ακόμη να αποδείξει ποιο έγγραφο ανήκει σε ποιο στοιχείο.
Η διαχείριση εγγράφων της Auditi σας δίνει έλεγχο:
- Δημιουργήστε τυποποιημένα πρότυπα για επαναλαμβανόμενους ελέγχους
- Αναθέστε εύκολα υπευθύνους προετοιμασίας και ανασκόπησης
- Ορίστε προθεσμίες και στείλτε αυτόματες υπενθυμίσεις σε πελάτες
- Παρακολουθήστε εκδόσεις και διατηρήστε λεπτομερές audit trail
- Οργανώστε αρχεία ανά τύπο αιτήματος, προθεσμία ή δική σας δομή
Στήστε μια νέα λίστα αιτημάτων σε λίγα δευτερόλεπτα
Επικοινωνία με πελάτες
Κρατήστε ερωτήσεις, αρχεία και αποφάσεις δίπλα στο αίτημα που αφορούν
Όταν η παρακολούθηση γίνεται με email, το πλαίσιο απομακρύνεται από την εργασία και οι δύο πλευρές πρέπει αργότερα να ανασυνθέσουν τι άλλαξε.
Τα εργαλεία επικοινωνίας της Auditi βάζουν τα πάντα στο σωστό πλαίσιο:
- Σχολιάστε απευθείας συγκεκριμένα αιτήματα και αρχεία
- Κάντε @mention σε μέλη της ομάδας και αναφερθείτε σε έγγραφα
- Αφήστε τους πελάτες να σύρουν αρχεία απευθείας σε συγκεκριμένα αιτήματα
- Κρατήστε πλήρες ιστορικό συζήτησης σε κάθε αίτημα
- Λάβετε ειδοποιήσεις για απαντήσεις και ενημερώσεις
- Ενημερώνετε καθημερινά τους πελάτες χωρίς να γεμίζετε τα inbox τους
Ο πελάτης ανεβάζει έγγραφα και απαντά στις ερωτήσεις σας
Διαχείριση έργου και παρακολούθηση
Δείξτε και στις δύο πλευρές ποια στοιχεία είναι ανοιχτά, σε ανασκόπηση ή ολοκληρωμένα
Οι συναντήσεις κατάστασης και οι ενημερώσεις tracker δεν πρέπει να είναι ο μόνος τρόπος για να καταλάβετε τι λείπει, τι έχει καθυστερήσει ή τι είναι έτοιμο για την ομάδα ελέγχου.
Η διαχείριση έργου της Auditi κρατά όλη την ομάδα ευθυγραμμισμένη:
- Προεπισκόπηση εγγράφων απευθείας στον περιηγητή
- Έλεγχος αρχείων που λήφθηκαν και σήμανση ως "Εμφανίστηκε"
- Παρακολούθηση κατάστασης κάθε αιτήματος
- Άμεσες ειδοποιήσεις για νέα αρχεία και σχόλια
- Φιλτράρισμα και αναζήτηση σε όλα τα έργα και αιτήματα
Παρακολουθήστε την κατάσταση από τα μεμονωμένα έγγραφα έως το συνολικό έργο
Τεκμηρίωση και εξαγωγή
Κρατήστε το ιστορικό τεκμηρίων έτοιμο για ανασκόπηση
Αρχεία, σχόλια και αλλαγές κατάστασης εξηγούνται δυσκολότερα όταν είναι μοιρασμένα σε inbox και φακέλους.
Η Auditi δημιουργεί πλήρη τεκμηρίωση έτοιμη για peer review:
- Εξαγωγή δομημένων πακέτων τεκμηρίωσης με ένα κλικ
- Κάθε αρχείο, σχόλιο και δραστηριότητα οργανωμένα ανά αίτημα
- Παρακολούθηση εκδόσεων εγγράφων με πλήρες ιστορικό αλλαγών
- Προβολή πότε έγιναν αιτήματα και πότε παραδόθηκαν αρχεία
- Πρόσβαση σε πλήρη ιστορικά συζήτησης για κάθε αρχείο και αίτημα
Εξαγωγή τεκμηρίωσης ανά αίτημα
Εξαγωγές που κρατούν το ιστορικό τεκμηρίων ευανάγνωστο
Αυτόματο ιστορικό εκδόσεων
Παρακολουθήστε κάθε ενημέρωση αρχείου με απόδειξη για το ποιος έκανε ποια αλλαγή και πότε. Έχετε πλήρες πλαίσιο για κάθε έγγραφο.
Δομημένες εξαγωγές Excel
Πάρτε τεκμηρίωση οργανωμένη και εύκολη για ανασκόπηση, με κάθε αίτημα και απάντηση σε καθαρό πλαίσιο.
Σχόλια στο σωστό πλαίσιο
Ερωτήσεις και απαντήσεις μένουν δεμένες με το σωστό αίτημα, ώστε η εξαγωγή να δείχνει τη διαδρομή πίσω από κάθε αρχείο.
Περισσότεροι έλεγχοι PBC που κρατούν τα αιτήματα σε κίνηση
Παρακολούθηση κατάστασης έργου
Δείτε την πρόοδο με μια ματιά. Καθαροί δείκτες δείχνουν τι εκκρεμεί, τι είναι σε ανασκόπηση και τι έχει ολοκληρωθεί.
Μεταφορτώσεις αρχείων και άμεση προεπισκόπηση
Οι πελάτες ανεβάζουν αρχεία με ασφάλεια και άμεση προεπισκόπηση. Τέλος το ψάξιμο σε email ή cloud φακέλους.
Σχόλια σε έργα και έγγραφα
Κάθε συζήτηση μένει με το έγγραφό της. Ερωτήσεις και ενημερώσεις παρακολουθούνται και αναφέρονται εύκολα.
Αυτόματο ιστορικό ελέγχου για κάθε έργο
Πλήρης τεκμηρίωση όλων των δραστηριοτήτων. Εξάγετε δομημένα πακέτα με λεπτομερή αρχεία καταγραφής.
@mentions για άτομα και αρχεία
Άτομα και αρχεία στο έργο μπορούν να αναφερθούν και να επισημανθούν. Δεν χρειάζεται να εξηγείτε για ποιο αρχείο μιλάτε.
Πρόσβαση χρηστών πελάτη και ανάθεση
Αφήστε τους πελάτες να αναθέτουν εργασίες στα μέλη της ομάδας τους. Τα σωστά άτομα αποκτούν πρόσβαση ακριβώς σε ό,τι χρειάζονται.
Επισκόπηση αλλαγών και ενημερώσεων
Η δραστηριότητα κάθε αιτήματος είναι οργανωμένη. Εργασίες και σχόλια που είναι νέα για εσάς φαίνονται εύκολα.
Προθεσμίες και υπενθυμίσεις
Ορίστε προθεσμίες και αυτοματοποιήστε τις υπενθυμίσεις. Κρατήστε τα έργα σε κίνηση χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση.
Πρότυπα και roll-forward
Εισάγετε τις λίστες σας ή ξεκινήστε από τις δικές μας. Μεταφέρετε προηγούμενα αιτήματα και κρατήστε συνέπεια ανάμεσα στις ομάδες.
Οι πελάτες σας θα το εκτιμήσουν
Ο Jan, η Svenja και ο Daniel από την Auditi θα σας απαντήσουν σύντομα.
-
Δώστε στους πελάτες μια καθαρή λίστα
Βλέπουν τι ζητείται, ποιος το έχει αναλάβει και πού πρέπει να ανεβάσουν το αρχείο.
-
Κρατήστε την παρακολούθηση στο σωστό πλαίσιο
Ερωτήσεις, αρχεία, εκδόσεις και σχόλια μένουν με το αίτημα που τα δημιούργησε.
-
Κάντε την ανασκόπηση πιο εύκολη στην τεκμηρίωση
Κατάσταση, ιστορικό και εξαγωγές δείχνουν τη διαδρομή από το αίτημα έως την απάντηση χωρίς άλλο tracker.