Auditi Auditi

Confirmações externas

Gerem confirmações externas até obter resposta

  • Clientes e devedores
  • Fornecedores e credores
  • Bancos
  • Consultores fiscais
  • Advogados
  • Contrapartes de leasing
  • Confirmações personalizadas

Escolhida por mais de 500 firmas de auditoria, incluindo Baker Tilly, RSM e Crowe

  • Logótipo da Crowe
  • Logótipo da HLB
  • Logótipo da MOORE
  • Logótipo da Nexia International
  • Logótipo da PKF
  • Logótipo da Praxity
  • Logótipo da BANSBACH
  • Logótipo da Grant Thornton
  • Logótipo da dhpg
  • Logótipo da Baker Tilly
  • Logótipo da Moehrle Happ Luther
  • Logótipo da RSM

O problema

O difícil não é enviar a confirmação, é tudo o que acontece à volta

O envio do pedido costuma ser a parte mais organizada. O trabalho complica-se quando o estado vive num lugar e as respostas chegam a outro. Quando a resposta chega, a equipa ainda tem de demonstrar a que pertence e o que fazer com ela.

Para o cliente, o processo pode parecer pouco profissional.

  • Ninguém confia totalmente no estado do processo

    Alguém tem de perguntar antes de a equipa saber que pedidos continuam abertos.

  • As respostas chegam sem contexto associado

    Uma confirmação não está pronta para a documentação de auditoria se a equipa não vê a que pedido responde.

  • Os clientes entram para esclarecer pontos pendentes

    Os esclarecimentos começam muitas vezes quando o prazo já está apertado.

A solução

Um processo para cada confirmação externa

Usem a Auditi para as confirmações de saldos recorrentes que as equipas de auditoria conhecem bem e para os pedidos menos padrão que muitas vezes as acompanham.

  • Clientes e devedores

    Confirmem saldos de clientes sem gerir o processo a partir de uma folha de cálculo.

    • Saldos em aberto
    • Itens selecionados

  • Fornecedores e credores

    Peçam a fornecedores que confirmem o que é devido pelo cliente e mantenham cada seguimento ligado ao item.

    • Saldos de fornecedores
    • Seguimento de diferenças

  • Bancos

    Recolham confirmações bancárias através de um fluxo de pedido controlado.

    • Saldos de conta
    • Linhas de crédito

  • Consultores fiscais

    Peçam confirmações fiscais quando a auditoria exige uma perspetiva externa.

    • Posições fiscais
    • Assuntos de consultoria em aberto

  • Advogados

    Mantenham as confirmações legais ligadas ao item de auditoria que suportam.

    • Litígios e reclamações
    • Limitações de resposta

  • Contrapartes de leasing

    Confirmem evidência de leasing com as contrapartes que mantêm os detalhes contratuais.

    • Contratos de leasing
    • Leasing de viaturas

  • Confirmações personalizadas

    Usem um pedido personalizado quando a evidência não encaixa num tipo padrão.

    • Evidência para auditoria de grupo
    • Inventário em posse de terceiros

Processo

Façam avançar cada confirmação sem reconstruir o histórico

A Auditi dá um lugar a cada pedido. A equipa vê a quem foi enviado, o que voltou e o que ainda requer uma decisão.

  1. Preparem a população

    Partam dos dados do cliente e dos saldos que a equipa usará para o pedido.

  2. Selecionem o que confirmar

    Escolham itens manualmente ou usem amostragem quando for adequado ao procedimento.

  3. Gerem e libertem os pedidos

    Criem o pedido com o modelo certo e mantenham a libertação pelo auditor antes do envio.

  4. Recebam e liguem respostas

    Devolvam cada resposta à confirmação a que pertence.

  5. Avaliem e documentem

    Registem a conclusão e exportem a evidência para a documentação.

Automatização e controlo

Automatizem o seguimento e reservem o juízo para o auditor

A Auditi pode gerir a administração repetitiva à volta das confirmações. A equipa de auditoria continua a decidir o que é libertado, como tratar exceções e o que entra na documentação.

  • Criem pedidos a partir de dados de destinatários importados.
  • Enviem pelo canal adequado ao trabalho.
  • Vejam o que continua aberto e o que requer atenção.
  • Usem códigos de referência para ligar respostas sem pressupostos.
  • Exportem pedido, resposta e histórico de auditoria.

Experiência de cliente e respondente

Tornem o processo mais simples para todos os intervenientes

As confirmações raramente ficam só na equipa de auditoria. Os clientes fornecem dados, terceiros respondem e alguns pedidos requerem assinatura. A Auditi dá a cada parte uma forma clara de fazer a sua parte.

  • Os clientes sabem de que a equipa de auditoria precisa

    Os dados do cliente ficam com o processo de confirmação, em vez de se tornarem uma conversa separada.

  • Os respondentes recebem opções práticas

    Os terceiros podem responder pelo canal definido para o pedido. O carregamento online pode ser usado onde estiver disponível.

  • Os signatários autorizados podem responder rapidamente

    Para confirmações bancárias e pedidos semelhantes, o signatário recebe um e-mail e pode assinar sem criar conta.

Normas e segurança

Construída para evidência que deve ficar suportada na documentação

Uma confirmação não é apenas outro carregamento. A Auditi mantém histórico suficiente à volta de cada item para que os auditores possam seguir a rastreabilidade.

  • Contexto de confirmações externas

    Mantenham o trabalho sob IDW PS 302 e ISA 505 dentro de um processo estruturado, em vez de outro fio de e-mail.

  • Gestão segura de respostas

    As respostas passam por acessos controlados e transferência cifrada.

  • Documentação de auditoria rastreável

    A equipa vê o que aconteceu com cada confirmação antes da exportação.

FAQ

Perguntas que as equipas de auditoria fazem antes de trazer confirmações para a Auditi

Como podem responder os terceiros?

Usam o canal definido para o pedido. Onde o carregamento online estiver disponível, podem carregar diretamente. Outras respostas também podem ser registadas na Auditi.

O que é necessário para iniciar um processo de confirmações?

Normalmente, a equipa parte de dados-mestre de destinatários, do saldo ou item a confirmar e do papel timbrado ou modelo do cliente. Para clientes e fornecedores, muitas vezes é o cliente que fornece os dados.

Os clientes participam durante o processo?

Sim. Os clientes podem colaborar diretamente na plataforma. O auditor mantém o controlo sobre o que é enviado, lembrado e documentado.

Podemos usar o nosso formato próprio de confirmação?

Sim. Se os modelos padrão não encaixarem, podemos configurar a Auditi em torno do pedido da vossa firma. A configuração depende do modelo e do fluxo de resposta.

A Auditi substitui a nossa suite de auditoria ou sistema de papéis de trabalho?

Não. A Auditi cobre o trabalho com o cliente e com terceiros para a evidência. A vossa suite de auditoria continua a ser o sistema para metodologia de auditoria e papéis de trabalho.

Desde quando a Auditi gere confirmações?

A Auditi apoia processos de confirmação desde 2012. Milhões de pedidos de confirmação foram processados através da plataforma.

Os vossos clientes vão agradecer

Marcar uma demo Preferem receber acesso por e-mail? Peçam acesso

Jan, Svenja e Daniel, da equipa Auditi, responderão em breve.

  • Clarifiquem o passo com o cliente

    Dados do cliente, participação de signatários e estado dos pedidos ficam ligados à campanha de confirmações.

  • Reduzam seguimentos pouco claros

    Respostas, exceções e lembretes continuam ligados ao pedido que os gerou.

  • Mantenham a documentação mais fácil de rever

    A equipa consegue seguir o percurso desde a seleção até à resposta sem o reconstruir a partir de fios de e-mail.