Como a connexta, grupo alemão de IT em rápido crescimento, reuniu num processo digital partilhado as suas 21 empresas e o seu consultor fiscal

Trocar documentos e informações entre empresas de um grupo, de forma segura e dentro dos prazos, é um desafio para qualquer equipa financeira. E esse desafio aumenta com cada nova empresa. A connexta é um grupo de IT que cresce através da aquisição e integração de empresas. Chegou rapidamente às 21 empresas e continua a integrar novas empresas todos os anos.

Todos os anos, as declarações fiscais do grupo são preparadas em conjunto com o seu consultor fiscal externo, a Ypsilon. Com 21 empresas, é necessário coordenar um grande volume de documentos, questões e tarefas entre a equipa financeira central, os colegas da área financeira de cada empresa e o consultor fiscal, que precisa de aceder aos dados de todas as empresas.

Como muitos grupos em crescimento, a connexta geria este trabalho com folhas de cálculo do Excel, emails e canais do Teams. Esse modelo funcionava bem quando o grupo era mais pequeno. Mas, com cada nova empresa, aumentava o volume de pedidos e ficheiros. A connexta queria um único espaço para todo o grupo, onde fosse possível ver o que tinha sido pedido, o que já tinha sido entregue e quem era responsável.

A segurança era igualmente importante. Os dados financeiros e fiscais são altamente sensíveis. Com tantas empresas envolvidas, qualquer novo sistema tinha de manter os controlos de acesso rigorosos da connexta: cada pessoa só poderia ver os dados da sua empresa, enquanto o consultor fiscal teria uma visão de conjunto. A equipa também queria reunir os documentos e as respostas de anos anteriores num único local, em vez de os ter dispersos por caixas de email e consultores externos.

A resposta estava numa solução que já conheciam. Nas auditorias anuais às demonstrações financeiras, a equipa financeira da connexta já utilizava a Auditi com o seu auditor externo para trocar documentos e informações e acompanhar assuntos pendentes de forma estruturada. Stefan Lohr, Head of Finance, percebeu rapidamente que esta forma de trabalhar também podia trazer valor aos processos financeiros da própria connexta.

Com a Auditi, a connexta segue um processo digital partilhado. Ao combinar um repositório central de documentos com uma lista de tarefas estruturada, a Auditi oferece à equipa financeira central, aos colegas da área financeira de cada empresa e ao consultor fiscal um único espaço de trabalho. Todos podem ver o que é necessário, quem tem de o fornecer e até quando.

Para a connexta, o mais importante é combinar facilidade de colaboração, transparência e segurança. As permissões claras por empresa dão à connexta pleno controlo sobre quem vê o quê. O alojamento da Auditi na DATEV dá ao grupo a confiança de que precisa para os seus dados financeiros e fiscais sensíveis. A plataforma também responde às necessidades do processo: permite carregar ficheiros em todos os formatos comuns, até 10 GB por ficheiro, sem preocupações.

O processo também acompanha o crescimento do grupo. Quando uma nova empresa se junta à connexta, basta criar um subprojeto com os seus próprios utilizadores e permissões de acesso, seguindo o mesmo processo uniforme das restantes empresas. Ao manter documentos e respostas reunidos de ano para ano, a connexta conserva o conhecimento dentro do grupo, sem depender de um único consultor externo.

Stefan está convicto de que um grupo em rápido crescimento precisa de sistemas com os quais possa crescer. A Auditi é um exemplo de como Stefan está a desenvolver a área financeira da connexta com base nesse princípio.