connexta, gruppo IT tedesco in rapida crescita, riunisce 21 società e il consulente fiscale in un unico processo digitale condiviso

Scambiare documenti e informazioni tra le società di un gruppo in modo sicuro e puntuale è una sfida per qualsiasi team Finance, e ogni nuova società ne aumenta la complessità. connexta è un gruppo IT che cresce acquisendo e integrando altre imprese: ha raggiunto rapidamente 21 società e ogni anno ne accoglie di nuove.

Ogni anno le dichiarazioni fiscali delle società del gruppo vengono preparate insieme al consulente fiscale esterno Ypsilon. Con 21 società, questo significa gestire molti documenti, richieste di chiarimento e attività tra il team Finance centrale, i colleghi Finance delle singole società e il consulente fiscale, che deve poter accedere ai dati di tutte le società.

Come molti gruppi in crescita, connexta gestiva questo lavoro con fogli Excel, email e canali Teams. Finché il gruppo era più piccolo, questo metodo funzionava bene. Con ogni nuova società, però, aumentavano richieste e file. connexta voleva un unico punto di riferimento per tutto il gruppo, dove vedere cosa era stato richiesto, cosa era già stato fornito e chi ne era responsabile.

La sicurezza era altrettanto importante. I dati finanziari e fiscali sono molto sensibili e, con tante società coinvolte, qualsiasi nuovo sistema doveva mantenere i rigorosi controlli di accesso di connexta: ogni persona doveva vedere soltanto i dati della propria società, mentre il consulente fiscale doveva avere una visione completa. Il team voleva anche riunire documenti e risposte degli anni precedenti in un unico posto, anziché lasciarli sparsi tra caselle email e consulenti esterni.

La soluzione era già familiare. Durante le revisioni annuali del bilancio, il team Finance di connexta utilizzava Auditi con il revisore esterno per scambiare in modo strutturato documenti, informazioni e richieste ancora aperte. Stefan Lohr, Head of Finance, ha capito subito che questo metodo di lavoro poteva portare un valore concreto anche ai processi Finance di connexta.

Con Auditi, connexta segue un unico processo digitale condiviso. Combinando una data room centrale con una lista strutturata di attività, Auditi offre al team Finance centrale, ai colleghi Finance delle singole società e al consulente fiscale uno spazio di lavoro dove tutti possono vedere cosa serve, chi deve fornirlo ed entro quando.

Per connexta contano soprattutto la semplicità della collaborazione, la trasparenza e la sicurezza. Permessi utente chiari a livello di società danno a connexta pieno controllo su chi può vedere cosa. Con l’hosting di Auditi presso DATEV, il gruppo gestisce con fiducia dati finanziari e fiscali sensibili. La piattaforma gestisce anche i file necessari al processo: è possibile caricare tutti i formati più comuni, fino a 10 GB per file.

Il processo, inoltre, cresce insieme al gruppo. Quando una nuova società entra in connexta, basta creare un altro sottoprogetto con i suoi utenti e permessi di accesso, seguendo lo stesso processo uniforme delle altre società. Riunendo documenti e risposte anno dopo anno, connexta conserva le conoscenze al proprio interno, senza dipendere da un singolo consulente esterno.

Stefan è convinto che un gruppo in rapida crescita abbia bisogno di sistemi con cui poter crescere. Auditi è un esempio di come sta sviluppando la funzione Finance di connexta secondo questo principio.