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Conferme esterne

Gestisci le conferme esterne dalla richiesta alla risposta

  • Clienti e debitori
  • Fornitori e creditori
  • Banche
  • Consulenti fiscali
  • Legali
  • Controparti leasing
  • Conferme personalizzate

Scelta da oltre 500 società di revisione, tra cui Baker Tilly, RSM e Crowe

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Il problema

La parte difficile non è inviare la conferma, ma tutto ciò che la circonda

L’invio della richiesta è spesso la parte più ordinata. Il lavoro si complica quando lo stato vive in un posto e le risposte arrivano altrove. Quando la risposta rientra, il team deve ancora dimostrare a cosa appartiene e cosa farne.

Per il cliente, il processo smette di sembrare professionale.

  • Nessuno si fida davvero dello stato di avanzamento

    Qualcuno deve chiedere in giro prima che il team sappia quali richieste sono ancora aperte.

  • Le risposte arrivano senza il contesto collegato

    Una conferma non è pronta per il file se il team non vede la richiesta a cui risponde.

  • I clienti vengono coinvolti per colmare le lacune

    I chiarimenti spesso iniziano quando la pressione della scadenza è già arrivata.

La soluzione

Un processo per ogni conferma esterna

Usate Auditi per le conferme dei saldi ricorrenti che i team di revisione conoscono bene e per le richieste meno standard che spesso le accompagnano.

  • Clienti e debitori

    Confermate i saldi clienti senza gestire il processo da un foglio di calcolo.

    • Saldi aperti
    • Voci selezionate

  • Fornitori e creditori

    Chiedete ai fornitori di confermare quanto dovuto dal cliente e tenete ogni follow-up collegato alla voce.

    • Saldi fornitori
    • Follow-up differenze

  • Banche

    Raccogliete conferme bancarie tramite un percorso di richiesta controllato.

    • Saldi conto
    • Linee di credito

  • Consulenti fiscali

    Richiedete conferme fiscali quando la revisione richiede un punto di vista esterno.

    • Posizioni fiscali
    • Temi consulenziali aperti

  • Legali

    Tenete le conferme legali collegate alla voce di audit che supportano.

    • Contenziosi e pretese
    • Limitazioni della risposta

  • Controparti leasing

    Confermate evidenze leasing con le controparti che detengono i dettagli contrattuali.

    • Contratti di leasing
    • Leasing veicoli

  • Conferme personalizzate

    Usate una richiesta personalizzata quando l’evidenza non rientra in un tipo standard.

    • Evidenze per group audit
    • Inventario presso terzi

Processo

Fate avanzare ogni conferma senza ricostruire il percorso

Auditi dà una sede a ogni richiesta. Il team vede a chi è stata inviata, cosa è tornato e cosa richiede ancora una decisione.

  1. Preparate la popolazione

    Partite dai dati cliente e dai saldi che il team userà per la richiesta.

  2. Selezionate cosa confermare

    Scegliete le voci manualmente o usate il campionamento quando è adatto alla procedura.

  3. Generate e rilasciate le richieste

    Create la richiesta sul template corretto e mantenete il rilascio del revisore prima dell’invio.

  4. Ricevete e abbinate le risposte

    Riportate la risposta alla conferma a cui appartiene.

  5. Valutate e documentate

    Registrate la conclusione ed esportate l’evidenza per il file.

Automazione e controllo

Automatizzate il follow-up lasciando il giudizio al revisore

Auditi può gestire l’amministrazione ripetitiva intorno alle conferme. Il team di revisione decide comunque cosa viene rilasciato, come gestire le eccezioni e cosa entra nel file.

  • Create richieste da dati destinatari importati.
  • Inviare tramite il canale adatto all’incarico.
  • Vedete cosa resta aperto e cosa richiede attenzione.
  • Usate codici di riferimento per abbinare le risposte senza ipotesi.
  • Esportate richiesta, risposta e storico di audit.

Esperienza di cliente e rispondente

Rendete il processo più semplice per tutti quelli che vengono coinvolti

Le conferme raramente restano solo nel team di revisione. I clienti forniscono dati, i terzi rispondono e alcune richieste richiedono una firma. Auditi dà a ciascuno un modo chiaro per fare la propria parte.

  • I clienti sanno cosa serve al team di revisione

    I dati del cliente restano con il processo di conferma invece di diventare una conversazione separata.

  • I rispondenti ricevono opzioni pratiche

    I terzi possono rispondere tramite il canale definito per la richiesta. L’upload online può essere usato dove disponibile.

  • I firmatari autorizzati possono agire rapidamente

    Per conferme bancarie e richieste simili, il firmatario riceve un’e-mail e può firmare senza creare un account.

Standard e sicurezza

Costruita per evidenze che devono reggere nel file

Una conferma non è solo un altro upload. Auditi mantiene abbastanza storico intorno a ogni voce perché i revisori possano seguire la traccia.

  • Contesto delle conferme esterne

    Tenete il lavoro secondo IDW PS 302 e ISA 505 dentro un processo strutturato invece che in un altro thread e-mail.

  • Gestione sicura delle risposte

    Le risposte passano attraverso accessi controllati e trasferimento cifrato.

  • Documentazione di audit tracciabile

    Il team vede cosa è successo a ogni conferma prima dell’export.

FAQ

Domande che i team di revisione fanno prima di spostare le conferme in Auditi

Come possono rispondere i terzi?

Usano il canale definito per la richiesta. Dove è disponibile l’upload online, possono caricare direttamente. Altre risposte possono comunque essere registrate in Auditi.

Cosa serve per avviare un processo di conferme?

Di solito il team parte dai dati anagrafici dei destinatari, dal saldo o dalla voce da confermare e dalla carta intestata o dal template del cliente. Per clienti e fornitori, spesso è il cliente a fornire i dati.

Il cliente è coinvolto durante il processo?

Sì. Il cliente può collaborare direttamente sulla piattaforma. Il revisore mantiene comunque il controllo su ciò che viene inviato, sollecitato e documentato.

Possiamo usare il nostro formato di conferma?

Sì. Se i template standard non sono adatti, possiamo configurare Auditi intorno alla richiesta della vostra società. La configurazione dipende dal template e dal percorso di risposta.

Auditi sostituisce la nostra suite di audit o il sistema delle carte di lavoro?

No. Auditi copre il lavoro con il cliente e con i terzi per le evidenze. La vostra suite di audit resta il sistema per metodologia di audit e carte di lavoro.

Da quanto tempo Auditi gestisce conferme?

Auditi supporta i processi di conferma dal 2012. Milioni di richieste di conferma sono state processate tramite la piattaforma.

I vostri clienti vi ringrazieranno

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Jan, Svenja e Daniel del team Auditi vi risponderanno a breve.

  • Rendete più chiaro il passaggio con il cliente

    Dati cliente, coinvolgimento dei firmatari e stato delle richieste restano collegati alla campagna di conferme.

  • Riducete i follow-up poco chiari

    Risposte, eccezioni e promemoria restano legati alla richiesta che li ha generati.

  • Tenete il file più facile da rivedere

    Il team può seguire il percorso dalla selezione alla risposta senza ricostruirlo dai thread e-mail.