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Confirmaciones externas

Gestionen confirmaciones externas hasta obtener respuesta

  • Clientes y deudores
  • Proveedores y acreedores
  • Bancos
  • Asesores fiscales
  • Abogados
  • Contrapartes de leasing
  • Confirmaciones personalizadas

Elegida por más de 500 firmas de auditoría, incluidas Baker Tilly, RSM y Crowe

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El problema

Lo difícil no es enviar la confirmación, sino todo lo que la rodea

El envío de la solicitud suele ser la parte más ordenada. El trabajo se complica cuando el estado vive en un sitio y las respuestas llegan a otro. Cuando llega la respuesta, el equipo todavía debe demostrar a qué pertenece y qué hacer con ella.

Para el cliente, el proceso puede parecer poco profesional.

  • Nadie confía del todo en el estado del proceso

    Alguien tiene que preguntar antes de que el equipo sepa qué solicitudes siguen abiertas.

  • Las respuestas llegan sin contexto asociado

    Una confirmación no está lista para el archivo si el equipo no ve a qué solicitud responde.

  • Los clientes intervienen para aclarar puntos pendientes

    Las aclaraciones suelen empezar cuando el plazo ya aprieta.

La solución

Un proceso para cada confirmación externa

Usen Auditi para las confirmaciones de saldos recurrentes que los equipos de auditoría conocen bien y para las solicitudes menos estándar que a menudo las acompañan.

  • Clientes y deudores

    Confirmen saldos de clientes sin gestionar el proceso desde una hoja de cálculo.

    • Saldos abiertos
    • Partidas seleccionadas

  • Proveedores y acreedores

    Soliciten a proveedores que confirmen lo adeudado por el cliente y mantengan cada seguimiento vinculado a la partida.

    • Saldos de proveedores
    • Seguimiento de diferencias

  • Bancos

    Recojan confirmaciones bancarias mediante una ruta de solicitud controlada.

    • Saldos de cuenta
    • Líneas de crédito

  • Asesores fiscales

    Soliciten confirmaciones fiscales cuando la auditoría requiera una perspectiva externa.

    • Posiciones fiscales
    • Asuntos de asesoramiento abiertos

  • Abogados

    Mantengan las confirmaciones legales vinculadas a la partida de auditoría que respaldan.

    • Litigios y reclamaciones
    • Limitaciones de respuesta

  • Contrapartes de leasing

    Confirmen evidencia de leasing con las contrapartes que mantienen los detalles contractuales.

    • Contratos de leasing
    • Leasing de vehículos

  • Confirmaciones personalizadas

    Usen una solicitud personalizada cuando la evidencia no encaje en un tipo estándar.

    • Evidencia para auditoría de grupo
    • Inventario en poder de terceros

Proceso

Hagan avanzar cada confirmación sin reconstruir el historial

Auditi da un lugar a cada solicitud. El equipo ve a quién se envió, qué volvió y qué requiere todavía una decisión.

  1. Preparen la población

    Partan de los datos del cliente y de los saldos que el equipo usará para la solicitud.

  2. Seleccionen qué confirmar

    Elijan partidas manualmente o usen muestreo cuando sea adecuado para el procedimiento.

  3. Generen y liberen las solicitudes

    Creen la solicitud con la plantilla correcta y mantengan la liberación del auditor antes del envío.

  4. Reciban y vinculen respuestas

    Devuelvan cada respuesta a la confirmación a la que pertenece.

  5. Evalúen y documenten

    Registren la conclusión y exporten la evidencia para el archivo.

Automatización y control

Automaticen el seguimiento y reserven el criterio para el auditor

Auditi puede gestionar la administración repetitiva alrededor de las confirmaciones. El equipo de auditoría sigue decidiendo qué se libera, cómo tratar excepciones y qué entra en el archivo.

  • Creen solicitudes a partir de datos de destinatarios importados.
  • Envíen por el canal adecuado para el encargo.
  • Vean qué sigue abierto y qué requiere atención.
  • Usen códigos de referencia para vincular respuestas sin suposiciones.
  • Exporten solicitud, respuesta e historial de auditoría.

Experiencia de cliente y respondente

Hagan el proceso más sencillo para todos los que participan

Las confirmaciones rara vez se quedan solo en el equipo de auditoría. Los clientes aportan datos, terceros responden y algunas solicitudes requieren firma. Auditi da a cada parte una forma clara de hacer su parte.

  • Los clientes saben qué necesita el equipo de auditoría

    Los datos del cliente permanecen con el proceso de confirmación en lugar de convertirse en una conversación separada.

  • Los respondentes reciben opciones prácticas

    Los terceros pueden responder por el canal definido para la solicitud. La carga online puede usarse donde esté disponible.

  • Los firmantes autorizados pueden responder rápido

    Para confirmaciones bancarias y solicitudes similares, el firmante recibe un correo y puede firmar sin crear una cuenta.

Normas y seguridad

Construida para evidencia que debe quedar respaldada en el archivo

Una confirmación no es solo otra carga. Auditi mantiene suficiente historial alrededor de cada elemento para que los auditores puedan seguir la trazabilidad.

  • Contexto de confirmaciones externas

    Mantengan el trabajo bajo IDW PS 302 e ISA 505 dentro de un proceso estructurado en lugar de otro hilo de correo.

  • Gestión segura de respuestas

    Las respuestas pasan por accesos controlados y transferencia cifrada.

  • Documentación de auditoría trazable

    El equipo ve qué ocurrió con cada confirmación antes de la exportación.

FAQ

Preguntas que los equipos de auditoría hacen antes de llevar confirmaciones a Auditi

¿Cómo pueden responder los terceros?

Usan el canal definido para la solicitud. Donde esté disponible la carga online, pueden subir directamente. Otras respuestas también pueden registrarse en Auditi.

¿Qué se necesita para iniciar un proceso de confirmaciones?

Normalmente el equipo parte de datos maestros de destinatarios, del saldo o partida que se debe confirmar y del membrete o plantilla del cliente. Para clientes y proveedores, a menudo el cliente aporta los datos.

¿Los clientes participan durante el proceso?

Sí. Los clientes pueden colaborar directamente en la plataforma. El auditor mantiene el control sobre lo que se envía, se recuerda y se documenta.

¿Podemos usar nuestro propio formato de confirmación?

Sí. Si las plantillas estándar no encajan, podemos configurar Auditi alrededor de la solicitud de su firma. La configuración depende de la plantilla y de la ruta de respuesta.

¿Auditi sustituye nuestra suite de auditoría o sistema de papeles de trabajo?

No. Auditi cubre el trabajo con el cliente y con terceros para la evidencia. Su suite de auditoría sigue siendo el sistema para metodología de auditoría y papeles de trabajo.

¿Desde cuándo gestiona Auditi confirmaciones?

Auditi da soporte a procesos de confirmación desde 2012. Millones de solicitudes de confirmación se han procesado a través de la plataforma.

Sus clientes se lo agradecerán

Reservar una demo ¿Prefieren recibir acceso por correo? Soliciten acceso

Jan, Svenja y Daniel, del equipo de Auditi, les responderán pronto.

  • Aclaren el paso con el cliente

    Datos de cliente, participación de firmantes y estado de solicitudes permanecen vinculados a la campaña de confirmaciones.

  • Reduzcan seguimientos poco claros

    Respuestas, excepciones y recordatorios siguen vinculados a la solicitud que los generó.

  • Mantengan el archivo más fácil de revisar

    El equipo puede seguir el recorrido desde la selección hasta la respuesta sin reconstruirlo desde hilos de correo.