Cómo connexta, un grupo alemán de servicios informáticos en rápido crecimiento, reunió a 21 empresas y a su asesor fiscal en un mismo proceso digital

Intercambiar documentos e información entre las empresas de un grupo de forma segura y dentro de los plazos es un reto para cualquier equipo financiero. Y cada nueva empresa aumenta la complejidad. connexta es un grupo de servicios informáticos que crece mediante la adquisición e integración de empresas. Ha llegado rápidamente a las 21 empresas y sigue incorporando otras nuevas cada año.

Cada año, el grupo prepara sus declaraciones fiscales junto con su asesor fiscal externo, Ypsilon. Con 21 empresas, esto supone coordinar un gran volumen de documentos, consultas y tareas entre el equipo central de Finanzas, los equipos financieros de cada empresa y el asesor fiscal, que necesita acceder a los datos de todas ellas.

Como muchos grupos en crecimiento, connexta gestionaba este trabajo con hojas de Excel, correos y canales de Teams. Mientras el grupo era más pequeño, funcionaba bien. Pero cada nueva empresa aumentaba el volumen de solicitudes y archivos. connexta quería un único espacio para todo el grupo en el que consultar qué se había solicitado, qué se había entregado y quién era responsable.

La seguridad era igual de importante. Los datos financieros y fiscales son muy sensibles. Con tantas empresas implicadas, cualquier nuevo sistema debía mantener los estrictos controles de acceso de connexta: cada persona solo podía ver los datos de su empresa, mientras que el asesor fiscal debía tener una visión completa. El equipo también quería reunir los documentos y las respuestas de años anteriores en un mismo lugar, en vez de tenerlos repartidos entre bandejas de entrada y asesores externos.

La solución resultó ser una herramienta que ya conocían. Durante las auditorías de las cuentas anuales, el equipo financiero de connexta utilizaba Auditi con su auditor externo para intercambiar de forma estructurada documentos, información y asuntos pendientes. Stefan Lohr, responsable de Finanzas, vio enseguida que esa forma de trabajar también podía aportar valor a los procesos financieros de connexta.

Con Auditi, connexta coordina el trabajo en un proceso digital compartido. Al combinar una sala de datos centralizada con una lista de tareas estructurada, Auditi reúne al equipo central de Finanzas, a los equipos financieros de cada empresa y a su asesor fiscal en un espacio de trabajo donde todos ven qué hace falta, quién debe aportarlo y para cuándo.

Para connexta, lo más importante es poder colaborar con facilidad, transparencia y seguridad. Los permisos de usuario definidos por empresa le permiten controlar por completo quién ve cada dato. El alojamiento de Auditi en DATEV da al grupo la confianza que necesita para sus datos financieros y fiscales sensibles. La plataforma también responde a las necesidades del proceso: permite subir sin complicaciones archivos de hasta 10 GB cada uno en todos los formatos habituales.

El proceso también se adapta al crecimiento del grupo. Cuando una nueva empresa se incorpora a connexta, se crea un subproyecto con sus propios usuarios y permisos de acceso, que sigue el mismo proceso unificado que las demás. Al reunir documentos y respuestas año tras año, connexta conserva el conocimiento dentro del grupo sin depender de un único asesor externo.

Stefan está convencido de que un grupo que crece rápidamente necesita sistemas que puedan crecer con él. Auditi es un ejemplo de cómo está desarrollando el área financiera de connexta a partir de ese principio.