Slik samlet connexta, et tysk IT-konsern i rask vekst, 21 selskaper og skatterådgiveren i én felles digital prosess

Å utveksle dokumenter og informasjon sikkert og til rett tid på tvers av et konsern er krevende for ethvert økonomiteam. Arbeidet blir mer omfattende for hvert nytt selskap. connexta er et IT-konsern som vokser ved å kjøpe opp og videreutvikle selskaper. Konsernet har raskt vokst til 21 selskaper og får nye tilskudd hvert år.

Hvert år utarbeider konsernet skattemeldingene sammen med den eksterne skatterådgiveren Ypsilon. Med 21 selskaper innebærer det å koordinere store mengder dokumenter, spørsmål og oppgaver mellom det sentrale økonomiteamet, økonomimedarbeiderne i hvert enkelt selskap og skatterådgiveren, som trenger tilgang til data fra alle selskapene.

Som mange andre konserner i vekst hadde connexta håndtert dette arbeidet med Excel-ark, e-poster og Teams-kanaler. Det fungerte godt da konsernet var mindre. For hvert nytt selskap økte imidlertid antallet forespørsler og filer. connexta ønsket ett sted for hele konsernet som viste hva som var etterspurt, hva som var levert og hvem som hadde ansvaret.

Sikkerhet var like viktig. Økonomi- og skattedata er svært sensitive. Med så mange selskaper involvert måtte en ny løsning videreføre den strenge tilgangskontrollen hos connexta. Hver person skulle bare se data for eget selskap, mens skatterådgiveren skulle ha oversikt over hele konsernet. Teamet ønsket også å samle dokumenter og svar fra tidligere år på ett sted, slik at de ikke lå spredt i innbokser og hos eksterne rådgivere.

Det viste seg at de allerede kjente løsningen. Under den årlige revisjonen av årsregnskapet hadde økonomiteamet i connexta brukt Auditi sammen med den eksterne revisoren til strukturert utveksling av dokumenter og informasjon og oppfølging av uavklarte punkter. Head of Finance Stefan Lohr så raskt at denne arbeidsmåten også kunne gi konkret verdi i økonomiprosessene internt i connexta.

Med Auditi følger connexta én felles digital prosess. Ved å kombinere et sentralt datarom med en strukturert oppgaveliste gir Auditi det sentrale økonomiteamet, økonomimedarbeiderne i hvert selskap og skatterådgiveren ett arbeidsområde der alle kan se hva som trengs, fra hvem og innen hvilken frist.

For connexta er kombinasjonen av enkelt samarbeid, god oversikt og sikkerhet det viktigste. Tydelige brukerrettigheter på selskapsnivå gir connexta full kontroll over hvem som ser hva. Hosting av Auditi hos DATEV gir konsernet den tryggheten det trenger for sensitive økonomi- og skattedata. Plattformen håndterer også filene prosessen krever: Filer på opptil 10 GB i alle vanlige formater kan lastes opp uten videre.

Prosessen vokser også med konsernet. Når et nytt selskap blir en del av connexta, opprettes det bare et nytt delprosjekt med egne brukere og tilgangsrettigheter. Selskapet følger den samme standardiserte prosessen som de øvrige. Når dokumenter og svar samles år etter år, beholder connexta kunnskapen internt og er ikke avhengig av én enkelt ekstern rådgiver.

Stefan er overbevist om at et konsern i rask vekst trenger systemer det kan vokse med. Auditi er ett eksempel på hvordan han bygger økonomifunksjonen i connexta etter dette prinsippet.