Comment connexta, groupe informatique allemand en forte croissance, a réuni 21 sociétés et leur conseil fiscal autour d’un même processus numérique

Échanger des documents et des informations dans tout un groupe, en toute sécurité et dans les délais, est un défi pour toute équipe financière. Chaque nouvelle société le rend plus complexe. connexta s’est développé rapidement par le rachat et l’intégration de sociétés informatiques, jusqu’à en réunir 21, et de nouvelles sociétés rejoignent le groupe chaque année.

Chaque année, les déclarations fiscales des sociétés du groupe sont préparées avec Ypsilon, leur conseil fiscal externe. Avec 21 sociétés, cela représente un volume important de documents, de questions et de tâches à coordonner entre l’équipe Finance centrale, les équipes financières de chaque société et le conseil fiscal, qui a besoin d’accéder aux données de toutes les entités.

Comme beaucoup de groupes en croissance, connexta gérait ce travail avec des feuilles Excel, des e-mails et des canaux Teams. Cette méthode fonctionnait bien lorsque le groupe était plus petit. Mais chaque nouvelle société augmentait le volume des demandes et des fichiers. connexta voulait un espace commun à tout le groupe pour voir ce qui avait été demandé, ce qui avait été fourni et qui en était responsable.

La sécurité comptait tout autant. Les données financières et fiscales sont particulièrement sensibles. Avec autant de sociétés concernées, tout nouveau système devait maintenir les contrôles d’accès stricts de connexta : chaque personne ne devait voir que les données de sa société, tandis que le conseil fiscal devait avoir une vision d’ensemble. L’équipe souhaitait aussi réunir les documents et les réponses des années précédentes au même endroit, au lieu de les laisser dispersés dans des boîtes mail et chez des conseils externes.

La solution était déjà connue. Lors de l’audit de ses comptes annuels, l’équipe financière de connexta utilisait Auditi avec son auditeur externe pour structurer les échanges de documents, d’informations et de points en suspens. Stefan Lohr, responsable de la fonction Finance, a rapidement vu que cette façon de travailler pouvait aussi apporter une réelle valeur aux propres processus financiers de connexta.

Avec Auditi, connexta suit un processus numérique commun. En associant un espace documentaire centralisé à une liste de tâches structurée, Auditi donne à l’équipe Finance centrale, aux équipes financières de chaque société et à leur conseil fiscal un espace de travail partagé. Chacun sait qui doit faire quoi et à quelle échéance.

Pour connexta, l’essentiel est de réunir une collaboration simple, de la transparence et de la sécurité. Des droits utilisateurs clairs au niveau de chaque société permettent à connexta de maîtriser entièrement qui voit quoi. L’hébergement d’Auditi chez DATEV apporte au groupe la confiance nécessaire pour ses données financières et fiscales sensibles. La plateforme répond aussi aux besoins du processus : tous les formats de fichiers courants peuvent être déposés simplement, dans la limite de 10 Go.

Le processus accompagne aussi la croissance du groupe. Lorsqu’une nouvelle société rejoint connexta, il suffit de lui créer un sous-projet avec ses utilisateurs et ses droits d’accès. Elle suit alors le même processus standardisé que les autres entités. En centralisant les documents et les réponses d’une année sur l’autre, connexta garde les connaissances en interne, sans dépendre d’un conseil externe en particulier.

Stefan en est convaincu : un groupe en forte croissance a besoin de systèmes avec lesquels il peut grandir. Auditi illustre la façon dont il construit la fonction Finance de connexta selon ce principe.