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Confirmations

Gérez les confirmations d’audit de la demande à la réponse

  • Clients et débiteurs
  • Fournisseurs et créditeurs
  • Banques
  • Conseils fiscaux
  • Avocats
  • Contreparties de crédit-bail
  • Confirmations personnalisées

Plus de 500 cabinets d’audit utilisent Auditi, dont Baker Tilly, RSM et Crowe :

  • Crowe logo
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Le problème

Le plus difficile n’est pas d’envoyer la confirmation, mais tout ce qui l’entoure

L’envoi de la demande est souvent la partie la plus simple. Le travail devient flou lorsque le statut se trouve à un endroit et que les réponses arrivent ailleurs. Quand le retour arrive, l’équipe doit encore prouver à quelle demande il correspond et quoi en faire.

Pour le client, la mission paraît alors moins professionnelle.

  • Personne ne se fie entièrement au statut

    Quelqu’un doit vérifier auprès de l’équipe avant que chacun sache quelles confirmations restent ouvertes.

  • Les réponses arrivent sans leur contexte

    Une confirmation n’est pas prête pour le dossier si l’équipe ne voit pas la demande à laquelle elle répond.

  • Les clients sont impliqués dans les écarts

    Les clarifications commencent souvent lorsque l’échéance approche déjà.

La solution

Un processus pour chaque confirmation de tiers

Utilisez Auditi pour les confirmations de soldes récurrentes que les équipes d’audit connaissent bien, et pour les demandes moins standard qui restent souvent à côté.

  • Clients et débiteurs

    Confirmez les soldes clients sans piloter le processus depuis un tableur.

    • Soldes ouverts
    • Éléments sélectionnés

  • Fournisseurs et créditeurs

    Demandez aux fournisseurs de confirmer ce que le client doit et gardez le suivi avec l’élément concerné.

    • Soldes fournisseurs
    • Suivi des écarts

  • Banques

    Collectez les confirmations bancaires par un chemin de demande contrôlé.

    • Soldes de comptes
    • Lignes de crédit

  • Conseils fiscaux

    Demandez des confirmations fiscales lorsque l’audit a besoin d’une vue externe.

    • Positions fiscales
    • Sujets de conseil ouverts

  • Avocats

    Gardez les confirmations juridiques liées à l’élément d’audit qu’elles soutiennent.

    • Réclamations et litiges
    • Limites de réponse

  • Contreparties de crédit-bail

    Confirmez les preuves liées aux contrats avec les contreparties qui détiennent les détails.

    • Contrats de crédit-bail
    • Crédit-bail véhicules

  • Confirmations personnalisées

    Utilisez une demande spécifique lorsque la preuve n’entre dans aucun type standard.

    • Preuves d’audit de groupe
    • Stocks détenus par des tiers

Processus

Faites avancer chaque confirmation sans reconstituer la piste d’audit

Auditi donne une place à chaque demande. L’équipe voit à qui elle a été envoyée, ce qui est revenu et ce qui nécessite encore une décision.

  1. Préparer la population

    Commencez avec les données client et les soldes que l’équipe utilisera pour la demande.

  2. Sélectionner ce qui doit être confirmé

    Choisissez les éléments manuellement ou utilisez l’échantillonnage lorsque cela correspond à la procédure.

  3. Créer et valider les demandes

    Construisez la demande sur le bon modèle et gardez la validation de l’auditeur avant l’envoi.

  4. Recevoir et rapprocher les réponses

    Ramenez chaque réponse à la confirmation à laquelle elle appartient.

  5. Évaluer et documenter

    Documentez la conclusion et exportez la preuve pour le dossier.

Automatisation et contrôle

Automatisez les relances tout en gardant le jugement côté auditeur

Auditi peut prendre en charge l’administration répétitive autour des confirmations. L’équipe d’audit décide toujours ce qui est validé, comment les exceptions sont traitées et ce qui entre dans le dossier.

  • Créer des demandes depuis les données des destinataires importées.
  • Envoyer par le canal adapté à la mission.
  • Voir ce qui est en attente et ce qui demande une attention.
  • Utiliser des références pour rapprocher les réponses sans deviner.
  • Exporter la demande, la réponse et l’historique d’audit.

Expérience client et répondant

Clarifiez le processus pour toutes les personnes impliquées

Les confirmations restent rarement dans l’équipe d’audit. Les clients fournissent des données, les tiers répondent et certaines demandes nécessitent un signataire. Auditi donne à chacun une manière claire de faire sa part.

  • Les clients savent ce dont l’équipe d’audit a besoin

    Les données client restent avec le processus de confirmation au lieu de devenir un fil secondaire.

  • Les tiers disposent d’options de réponse simples

    Les tiers répondent par le canal défini pour la demande. Le dépôt en ligne peut être utilisé lorsqu’il est disponible.

  • Les signataires autorisés peuvent agir rapidement

    Pour les confirmations bancaires et les demandes similaires, le signataire reçoit un e-mail et peut signer sans créer de compte.

Standards et sécurité

Conçu pour des preuves prêtes pour le dossier

Une confirmation n’est pas un simple dépôt de fichier. Auditi garde assez d’historique autour de chaque élément pour que les réviseurs puissent suivre le fil.

  • Contexte des confirmations externes

    Gardez le travail de confirmation dans un processus structuré plutôt que dans un nouvel échange d’e-mails.

  • Traitement contrôlé des réponses

    Les réponses passent par des accès contrôlés et un transfert chiffré.

  • Documentation d’audit traçable

    L’équipe voit ce qui s’est passé pour chaque confirmation avant son export.

FAQ

Questions que les équipes d’audit posent avant de déplacer les confirmations dans Auditi

Comment les tiers peuvent-ils répondre ?

Ils utilisent le canal défini pour la demande. Lorsque le dépôt en ligne est disponible, ils peuvent déposer directement. Les autres réponses peuvent toujours être enregistrées dans Auditi.

De quoi avons-nous besoin pour démarrer un processus de confirmation ?

L’équipe commence généralement avec les données des destinataires, le solde ou l’élément à confirmer et le papier à en-tête ou le modèle du client. Pour les campagnes clients et fournisseurs, le client fournit souvent les données.

Le client intervient-il pendant le processus ?

Oui. Le client peut aider directement sur la plateforme. L’auditeur garde le contrôle sur ce qui est envoyé, relancé et documenté.

Peut-on utiliser notre propre format de confirmation ?

Oui. Si les modèles standard ne conviennent pas, nous pouvons configurer Auditi autour de la demande de votre cabinet. La mise en place dépend du modèle et du chemin de réponse.

Auditi remplace-t-il notre logiciel d’audit ou notre système de dossiers de travail ?

Non. Auditi couvre le travail visible du client et des tiers autour des preuves. Votre logiciel d’audit reste le système pour la méthodologie et les dossiers de travail.

Depuis quand Auditi gère-t-il les confirmations ?

Auditi accompagne les processus de confirmation depuis 2012. Des millions de demandes de confirmation ont été traitées via la plateforme.

Vos clients vous remercieront

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Jan, Svenja et Daniel, de l’équipe Auditi, vous répondront rapidement.

  • Facilitez le passage de relais client

    Données client, implication des signataires et statut des demandes restent reliés au processus de confirmation.

  • Réduisez les relances sans contexte

    Réponses, exceptions et rappels restent liés à la demande qui les a créés.

  • Gardez le dossier plus simple à revoir

    L’équipe suit le chemin de la sélection à la réponse sans le reconstruire depuis des échanges d’e-mails.