Sådan samlede connexta, en hurtigt voksende tysk IT-koncern, 21 selskaber og deres skatterådgiver i én fælles digital proces

For et økonomiteam er det en udfordring at udveksle dokumenter og oplysninger sikkert og til tiden på tværs af en koncern. Opgaven vokser med hvert nyt selskab. connexta er en IT-koncern, der opkøber og videreudvikler virksomheder. Koncernen er hurtigt vokset til 21 selskaber, og nye kommer til hvert år.

Hvert år udarbejdes koncernens skatteangivelser sammen med den eksterne skatterådgiver Ypsilon. Med 21 selskaber kræver det koordinering af en stor mængde dokumenter, spørgsmål og opgaver mellem det centrale økonomiteam, økonomikollegerne i hvert enkelt selskab og skatterådgiveren, som har brug for adgang til data fra alle selskaberne.

Som mange andre koncerner i vækst havde connexta håndteret arbejdet i Excel-regneark, e-mails og Teams-kanaler. Det fungerede godt, så længe koncernen var mindre. Men for hvert nyt selskab voksede antallet af anmodninger og filer. Derfor ønskede connexta ét fælles sted for hele koncernen med overblik over, hvad der var blevet anmodet om, hvad der var leveret, og hvem der havde ansvaret.

Sikkerhed var lige så vigtig. Økonomi- og skatteoplysninger er meget følsomme. Med så mange selskaber involveret skulle et nyt system fastholde connextas strenge adgangskontrol, så hver person kun kunne se sit eget selskabs data, mens skatterådgiveren havde det samlede overblik. Teamet ville også samle dokumenter og svar fra tidligere år ét sted, så de ikke lå spredt i indbakker og hos eksterne rådgivere.

Teamet kendte allerede løsningen. Under revisionen af årsregnskaberne havde connextas økonomiteam brugt Auditi sammen med den eksterne revisor til struktureret udveksling af dokumenter, oplysninger og udestående punkter. Head of Finance Stefan Lohr så hurtigt, at denne arbejdsform også kunne gøre en reel forskel i connextas egne økonomiprocesser.

Med Auditi følger connexta én fælles digital proces. Auditi kombinerer et centralt datarum med en struktureret opgaveliste. Det giver det centrale økonomiteam, økonomikollegerne i hvert selskab og skatterådgiveren ét arbejdsområde, hvor alle kan se, hvad der er brug for, fra hvem og hvornår.

For connexta er kombinationen af nemt samarbejde, overblik og sikkerhed det vigtigste. Klare brugerrettigheder på selskabsniveau giver connexta fuld kontrol over, hvem der ser hvad. At Auditi hostes hos DATEV, giver koncernen den tryghed, den har brug for, når det gælder følsomme økonomi- og skatteoplysninger. Platformen håndterer også de filer, processen kræver: Filer på op til 10 GB i alle gængse formater kan uploades uden bekymring.

Det er lige så vigtigt, at processen kan følge med koncernens vækst. Når et nyt selskab kommer til connexta, oprettes det blot som endnu et delprojekt med egne brugere og adgangsrettigheder. Selskabet følger samme standardiserede proces som de øvrige. Ved at holde dokumenter og svar samlet år efter år bevarer connexta sin viden internt og mindsker afhængigheden af den enkelte eksterne rådgiver.

Stefan er overbevist om, at en hurtigt voksende koncern har brug for systemer, den kan vokse med. Auditi er et eksempel på, hvordan han bygger connextas økonomifunktion op efter det princip.