connexta: 21 Gesellschaften und ihr Steuerberater arbeiten in einem gemeinsamen digitalen Prozess

Unterlagen und Informationen innerhalb einer Unternehmensgruppe sicher und rechtzeitig auszutauschen, ist für jedes Finance-Team eine Herausforderung. Mit jeder neuen Gesellschaft wächst der Abstimmungsbedarf. Die IT-Gruppe connexta ist durch ihre Buy-and-Build-Strategie schnell auf 21 Gesellschaften gewachsen, und jedes Jahr kommen weitere hinzu.

Die jährlichen Unternehmenssteuererklärungen erstellt die Gruppe gemeinsam mit ihrem externen Steuerberater Ypsilon. Bei 21 Gesellschaften bedeutet das, eine Vielzahl von Unterlagen, Rückfragen und Aufgaben abzustimmen: zwischen dem zentralen Finance-Team, den Finance-Kollegen in den einzelnen Gesellschaften und dem Steuerberater, der Daten aus allen Gesellschaften benötigt.

Wie viele wachsende Unternehmensgruppen organisierte auch connexta diese Arbeit über Excel-Tabellen, E-Mails und Teams-Kanäle. Solange die Gruppe kleiner war, funktionierte das gut. Mit jeder weiteren Gesellschaft nahm jedoch die Zahl der Anforderungen und Dateien zu. connexta wollte gruppenweit nachvollziehen können, welche Unterlagen bereits angefordert und geliefert wurden und wer jeweils dafür zuständig ist.

Genauso wichtig war das Thema Sicherheit. Finanz- und Steuerdaten sind hochsensibel. Bei so vielen Beteiligten musste das neue System die strengen Zugriffsregeln von connexta abbilden. Jede Person sollte nur die Daten ihrer eigenen Gesellschaft sehen, während der Steuerberater Zugriff auf alle Gesellschaften benötigte. Außerdem wollte das Team Unterlagen und Antworten aus den Vorjahren an einem zentralen Ort aufbewahren, anstatt sie in verschiedenen Postfächern oder bei externen Beratern zusammensuchen zu müssen.

Die passende Lösung kannte das Team bereits aus den Jahresabschlussprüfungen. Dort nutzte das Finance-Team von connexta Auditi gemeinsam mit seinem Wirtschaftsprüfer, um Unterlagen, Informationen und offene Punkte strukturiert auszutauschen. Stefan Lohr, Head of Finance, erkannte schnell, dass diese Art der Zusammenarbeit auch für connextas eigene Finance-Prozesse einen echten Mehrwert bietet.

Mit Auditi setzt connexta auf einen nahtlosen digitalen Prozess. Ein zentraler Datenraum und eine strukturierte To-do-Liste bilden den gemeinsamen Arbeitsbereich für das zentrale Finance-Team, die Finance-Kollegen in den Gesellschaften und ihren Steuerberater. Zuständigkeiten und Fristen sind klar definiert, der Projektstatus bleibt für alle Beteiligten jederzeit transparent.

Für connexta zählt vor allem die Kombination aus einfacher Zusammenarbeit, Transparenz und Sicherheit. Nutzerrechte auf Gesellschaftsebene geben der Gruppe die volle Kontrolle darüber, wer welche Daten sieht. Das Hosting bei DATEV schafft das nötige Vertrauen für sensible Finanz- und Steuerdaten. Dateien aller gängigen Formate lassen sich bis zu einer Größe von 10 GB hochladen.

Der Prozess wächst mit der Gruppe: Kommt eine neue Gesellschaft hinzu, erhält sie ein eigenes Unterprojekt mit individuellen Zugriffsrechten und folgt direkt dem etablierten Standardprozess. Alle Unterlagen und Antworten bleiben langfristig im gemeinsamen Arbeitsbereich verfügbar. So baut connexta internes Know-how dauerhaft auf und vermeidet Abhängigkeiten von einzelnen Wissensträgern oder Beratern.

Stefan ist überzeugt: Eine schnell wachsende Gruppe braucht Systeme, die mitwachsen. Auditi ist ein Beispiel dafür, wie er connextas Finance-Organisation nach diesem Prinzip weiterentwickelt.