Auditi Auditi

Bestätigungsaktionen

Bestätigungen von der Anfrage bis zum Rücklauf steuern

  • Debitoren / Kunden
  • Kreditoren / Lieferanten
  • Banken
  • Steuerberater
  • Rechtsanwälte
  • Leasinggeber
  • Individuelle Bestätigungen

Über 500 Kanzleien nutzen Auditi, darunter Baker Tilly, RSM und Crowe:

  • Crowe logo
  • HLB logo
  • MOORE logo
  • Nexia International logo
  • PKF logo
  • Praxity logo
  • BANSBACH logo
  • Grant Thornton logo
  • dhpg logo
  • Baker Tilly logo
  • Moehrle Happ Luther logo
  • RSM logo

Das Problem

Nicht die Anfrage ist schwierig, sondern das Drumherum

Der Versand ist oft der geordnete Teil. Unübersichtlich wird es, wenn Status, Rücklauf und Entscheidungen an unterschiedlichen Stellen liegen. Sobald eine Antwort eingeht, muss das Team trotzdem belegen, wohin sie gehört und was daraus folgt.

Für Mandanten wirkt die Prüfung dann weniger professionell.

  • Beim Status ist niemand ganz sicher

    Bevor das Team weiß, welche Bestätigungen noch offen sind, muss jemand nachfragen oder Listen abgleichen.

  • Rückläufe kommen ohne Arbeitskontext an

    Eine Bestätigung ist erst aktenbereit, wenn sichtbar ist, welche Anfrage sie beantwortet.

  • Mandanten werden spät in Klärungen gezogen

    Klärungen beginnen oft erst dann, wenn der Fristendruck bereits da ist.

Die Lösung

Ein Ablauf für jede Drittbestätigung

Nutzen Sie Auditi für wiederkehrende Saldenbestätigungen und für weniger standardisierte Anfragen, die im Prüfungsalltag danebenstehen.

  • Debitoren / Kunden

    Bestätigen Sie Kundenforderungen, ohne den Prozess aus einer Tabelle heraus zu steuern.

    • Offene Salden
    • Ausgewählte Posten

  • Kreditoren / Lieferanten

    Fragen Sie Lieferanten nach Verbindlichkeiten und halten Sie Rückfragen beim jeweiligen Posten.

    • Lieferantensalden
    • Differenzklärung

  • Banken

    Holen Sie Bankbestätigungen über einen kontrollierten Anfrageweg ein.

    • Kontostände
    • Kreditlinien

  • Steuerberater

    Fordern Sie Steuerberaterbestätigungen an, wenn die Prüfung eine externe Sicht braucht.

    • Steuerpositionen
    • Offene Beratungssachverhalte

  • Rechtsanwälte

    Halten Sie Rechtsanwaltsbestätigungen bei dem Prüfungssachverhalt, den sie unterstützen.

    • Ansprüche und Rechtsstreitigkeiten
    • Antwortbeschränkungen

  • Leasinggeber

    Bestätigen Sie Leasingnachweise mit den Gegenparteien, bei denen die Vertragsdetails liegen.

    • Leasingverträge
    • Fahrzeugleasing

  • Individuelle Bestätigungen

    Nutzen Sie eine individuelle Anfrage, wenn der Nachweis nicht in eine Standardart passt.

    • Konzernprüfungsnachweise
    • Inventar bei Dritten

Ablauf

Jede Bestätigung bleibt in Bewegung, ohne den Nachweispfad neu aufzubauen

Auditi gibt jeder Anfrage einen festen Platz. Das Team sieht, an wen sie gesendet wurde, was zurückkam und wo noch eine Entscheidung fehlt.

  1. Grundgesamtheit vorbereiten

    Starten Sie mit den Mandantendaten und Salden, die das Team für die Anfrage nutzt.

  2. Auswahl treffen

    Wählen Sie die Posten manuell aus oder nutzen Sie Stichproben, wenn sie zum Vorgehen passen.

  3. Anfragen erzeugen und freigeben

    Erstellen Sie die Anfrage auf der passenden Vorlage und halten Sie die Freigabe durch den Prüfer vor dem Versand.

  4. Rückläufe empfangen und zuordnen

    Bringen Sie jede Antwort zurück zu der Bestätigung, zu der sie gehört.

  5. Auswerten und dokumentieren

    Dokumentieren Sie die Schlussfolgerung und exportieren Sie den Nachweis für die Akte.

Automatisierung und Kontrolle

Nachfassen automatisieren, das Urteil bleibt beim Prüfungsteam

Auditi kann wiederkehrende administrative Schritte rund um Bestätigungsaktionen übernehmen. Das Prüfungsteam entscheidet weiterhin, was freigegeben wird, wie Ausnahmen behandelt werden und was in die Akte geht.

  • Anfragen aus importierten Empfängerdaten erstellen.
  • Über den Versandweg senden, der zum Mandat passt.
  • Sehen, was offen ist und was Aufmerksamkeit braucht.
  • Rückläufe über Referenzcodes ohne Rätselraten zuordnen.
  • Anfrage, Antwort und Prüfungshistorie exportieren.

Mandanten- und Antworterfahrung

Den Prozess für alle Beteiligten einfacher machen

Bestätigungsaktionen bleiben selten im Prüfungsteam. Mandanten liefern Daten, Dritte antworten und manche Anfragen brauchen eine unterschriftsberechtigte Person. Auditi gibt jeder Rolle einen verständlichen Weg, ihren Teil zu erledigen.

  • Mandanten wissen, was das Prüfungsteam braucht

    Mandantendaten bleiben beim Bestätigungsprozess, statt zu einem Nebenthema per E-Mail zu werden.

  • Dritte nutzen den festgelegten Rücklaufweg

    Je nach Anfrage antworten Dritte über den vorgesehenen Weg. Online-Upload kann genutzt werden, wo er verfügbar ist.

  • Freigabeberechtigte können direkt handeln

    Bei Bankbestätigungen und ähnlichen Anfragen erhält die zeichnungsberechtigte Person eine E-Mail und kann ohne Kontoerstellung unterschreiben.

Standards und Sicherheit

Für Nachweise gebaut, die in der Akte belastbar bleiben müssen

Eine Bestätigung ist nicht nur ein weiterer Upload. Auditi hält genug Historie am einzelnen Vorgang, damit die Durchsicht den Weg nachvollziehen kann.

  • Kontext für Drittbestätigungen

    Halten Sie Drittbestätigungen in einem strukturierten Ablauf, statt sie als weiteren E-Mail-Verlauf zu behandeln.

  • Sichere Rücklaufbearbeitung

    Antworten laufen über kontrollierte Zugriffe und verschlüsselte Übertragung.

  • Nachvollziehbare Prüfungsdokumentation

    Das Team sieht, was mit jeder Bestätigung passiert ist, bevor sie exportiert wird.

FAQ

Fragen, die Prüfungsteams vor dem Wechsel zu Auditi stellen

Wie können Dritte antworten?

Sie nutzen den für die Anfrage festgelegten Weg. Wo Online-Upload verfügbar ist, können sie direkt hochladen. Andere Rückläufe können weiterhin in Auditi erfasst werden.

Was brauchen wir, um eine Bestätigungsaktion zu starten?

Das Team startet in der Regel mit Empfängerstammdaten, dem zu bestätigenden Saldo oder Posten und dem Briefpapier oder der Vorlage des Mandanten. Bei Debitoren- und Kreditorenaktionen stellt häufig der Mandant die Daten bereit.

Ist der Mandant während des Prozesses beteiligt?

Ja. Der Mandant kann direkt auf der Plattform unterstützen. Der Prüfer behält die Kontrolle darüber, was versendet, nachgefasst und dokumentiert wird.

Können wir unser eigenes Bestätigungsformat verwenden?

Ja. Wenn Standardvorlagen nicht passen, können wir Auditi auf die Anfrage Ihrer Kanzlei einrichten. Die Einrichtung hängt von Vorlage und Rücklaufweg ab.

Ersetzt Auditi unsere Prüfungssoftware oder unser Arbeitspapiersystem?

Nein. Auditi deckt die mandantenseitige und drittbezogene Nachweisarbeit ab. Ihre Prüfungssoftware bleibt das System für Prüfungsmethodik und Arbeitspapiere.

Wie lange unterstützt Auditi Bestätigungsaktionen?

Auditi unterstützt Bestätigungsprozesse seit 2012. Millionen von Bestätigungsanfragen wurden über Auditi verarbeitet.

Ihre Mandanten werden es Ihnen danken

Demo buchen Lieber ohne Gespräch? Zugang per E-Mail anfragen

Jan, Svenja und Daniel aus dem Auditi-Team melden sich zeitnah bei Ihnen.

  • Mandantendaten bleiben im passenden Kontext

    Mandantendaten, Freigaben und Status bleiben mit der Bestätigungsaktion verbunden.

  • Weniger Rückfragen ohne Kontext

    Rückläufe, Ausnahmen und Erinnerungen bleiben bei der Anfrage, zu der sie gehören.

  • Die Akte lässt sich leichter durchsehen

    Das Team folgt dem Weg von der Auswahl bis zur Antwort, ohne ihn aus E-Mails neu aufzubauen.